I en privat klinik eller sundhedsvirksomhed slutter pligterne ikke, når aftalen med journalleverandøren slutter. Journalerne skal efter reglerne opbevares i mindst 10 år fra seneste optegnelse for en række faggrupper, og ansvaret ligger hos behandlingsstedet. Exit-planen skal derfor vise, hvordan journalerne kan læses i hele perioden, også efter et skifte af journalsystem eller en leverandør, der forsvinder.
Reglerne er læst i retsinformation.dk 6. november 2026. Gengivelsen er forenklet og er ikke juridisk rådgivning. Hvordan reglerne rammer netop jeres behandlingssted, er et spørgsmål til advokat eller Styrelsen for Patientsikkerhed. Reglerne bruger ikke ordet exit, så koblingen til en plan er vores egen vurdering. Den offentlige side af journalsystemer står på digital-suveraenitet.dk. Denne artikel er skrevet til private klinikker.
Det, reglerne siger
Autorisationsloven § 25, stk. 1, kræver opbevaring i mindst 10 år efter seneste optegnelse. Styrelsen for Patientsikkerhed kan fastsætte kortere perioder for nogle grupper og dele af journalen. Det er sket i journalføringsbekendtgørelsen, BEK nr. 1361 af 24/11 2025, som gælder fra 1. januar 2026. De vigtigste punkter for en plan er disse.
- § 35, stk. 1 og 2: behandlingssteder med læger, tandlæger, kiropraktorer, jordemødre, kliniske diætister, kliniske tandteknikere og tandplejere opbevarer i mindst 10 år. Andre behandlingssteder opbevarer i mindst 5 år.
- § 35, stk. 3 til 7: perioden løber fra seneste optegnelse, gælder også efter patientens død, forlænges af klage-, tilsyns- og erstatningssager og fortsætter, selv om behandlingsstedet er ophørt.
- § 36: perioden gælder også øvrige dele af journalen. Billeddiagnostisk materiale kan efter en sundhedsfaglig vurdering destrueres efter 5 år, mens beskrivelserne bliver.
- § 37: opbevaringspligten ligger hos behandlingsstedet, ved enkeltmandspraksis hos den pågældende, og efter overdragelse hos den, der har modtaget journalerne.
- § 10: oplysninger må ikke slettes eller gøres ulæselige, og i en elektronisk journal skal den oprindelige version af ændrede oplysninger fortsat være tilgængelig.
- § 30, stk. 2 og 3: ledelsen skal bl.a. have skriftlige instrukser for journalføring ved tekniske nedbrud eller manglende adgang. Personale med anden identifikation end navn skal kunne identificeres i hele perioden. Ledelsen skal sikre, at forholdene kan overholdes ved skift til nye journalsystemer.
Den sidste sætning er det nærmeste, reglerne kommer på et krav om at tænke sig om før et leverandørskifte.
Hvad det ændrer i planen
Opbevaringspligten løber videre, uanset hvad der sker med leverandøren. Det er vores læsning, at et ophør af aftalen ikke flytter ansvaret, for § 37 lægger det hos behandlingsstedet. Fire ting skal derfor stå i en exit-plan, som ikke findes i planen for et almindeligt kontorsystem.
Data skal komme ud med historikken. En eksport af gældende notater er utilstrækkelig. Rettelser, oprindelige versioner, tidspunkter og oplysninger om, hvem der har skrevet, skal følge med. Spørg, om det kan lade sig gøre, og om oplysningerne stadig kan læses i sammenhæng.
Der skal være et svar på de gamle journaler. Flyttes de ikke over i et nyt system, skal I vide, hvor de ligger, og hvordan I finder en enkelt patient. Metoden står i arkivet efter exit. Tiden i jeres plan skal bygge på den længste periode, der gælder, og verserende sager skal kunne holdes uden for en sletning.
Nedbrud og exit skal hænge sammen. Instruksen for manglende adgang findes allerede efter § 30. Læs den op imod scenarierne i planen. Virker den et par timer, eller også i flere uger?
Ophør og overdragelse følger særlige regler. Når et behandlingssted ophører uden at blive overdraget, skal journalerne efter § 38 eller § 40 til Styrelsen for Patientsikkerhed, eller styrelsen skal orienteres og tage stilling. Elektroniske journaler afleveres efter § 48, stk. 2, i det format, styrelsen anviser, og efter § 49 kan styrelsen påbyde en databehandler at overdrage dem, hvis behandlingsstedet undlader det. Spørg derfor leverandøren, om systemet kan levere det format.
Spørgsmålet om databehandleraftale hører med, og det er beskrevet på dpo-as-a-service.dk. Er journalsystemet en cloudtjeneste, kan Data Act (dataforordningen) også give rettigheder ved skift. Se skifteret efter Data Act. Om jeres system er omfattet, afgøres konkret.
Sådan tester I uden rigtige patienter
Testen følger sitets almindelige metode, som er generel viden. Brug en testpatient, så rigtige helbredsoplysninger ikke ender i en testfil. Opret notater, ret dem, og tilføj bilag. Eksportér derefter, og kontrollér, at rettelsen, den oprindelige tekst, forfatter og tidspunkt er kommet med. Se test en eksport nu og hvad er bestået?.
Kan funktionen ikke testes med en testpatient, så bed leverandøren om en beskrivelse, og skriv den i planen som oplyst. Lav derudover en skrivebordsøvelse. Systemet er væk en mandag morgen. Hvordan modtager I patienter, og hvor noterer I i mellemtiden? Sikkerhedsarbejdet omkring det er behandlet under sikkerhedsledelse hos private sundhedsvirksomheder.
Når der ingen alternativer er
Journalsystemer er ofte branchesystemer med få udbydere, og mange klinikker kan ikke forhandle vilkår. Planen kan godt sige det. Skriv, at vi ikke har en afløser, og at vi derfor har en kopi af journalerne, en instruks for nedbrud og en aftale om, hvordan oplysningerne læses. Se der findes ikke noget alternativ og exit-plan for et branchesystem.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Arbejdet består af en gennemgang af aftalen, spørgsmål til leverandøren, én test og en gennemlæsning af instruksen. Regn i timer hos klinikchef og en behandler, med et lavt og et højt tal og en dato. Lukketid under test er en post, hvis nogen skal væk fra patienter.
Uden plan kan I stå med journaler, der skal kunne fremskaffes i årevis, men som ligger i et system, I ikke længere har adgang til. Regn i egne tal på, hvad aflyste behandlinger koster pr. dag, og på hvad det kræver at finde gamle journaler til en klagesag. Arbejdet gavner også, selv om I aldrig skifter, fordi instruksen for nedbrud bliver afprøvet, og svarene kan bruges ved tilsyn.
Det skal I lade være med
- At tro, at ansvaret følger med til leverandøren · reglerne lægger det på behandlingsstedet.
- At lade gamle journaler ligge i et system, I har opsagt · skriv først, hvordan de skal læses.
- At teste med rigtige patientoplysninger · brug en testpatient.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Hvilken opbevaringsperiode der gælder hos jer, og hvorfor.
- ☐ At historik, forfatter og tidspunkt kan komme med ud.
- ☐ Hvor gamle journaler ligger, og hvordan en enkelt findes.
- ☐ Instruksen ved manglende adgang, afprøvet med dato.
- ☐ Hvad der sker ved ophør eller overdragelse.
- ☐ Ledelsens godkendelse.
Kilder
- Autorisationsloven, LBK nr. 1008 af 29/8 2024: § 25. Læst 6/11 2026.
- Journalføringsbekendtgørelsen, BEK nr. 1361 af 24/11 2025: §§ 10, 30, 35 til 38, 40, 48 og 49. Læst 6/11 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find ud af, om I er 10- eller 5-årssted, og spørg leverandøren i denne måned, om historikken kommer med ud. Lav testen med en testpatient, og læs jeres instruks for nedbrud igennem.
Læs også: Leverandøren går konkurs · Exit-plan for et branchesystem
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
