Med Microsofts egne værktøjer kan I få mail, filer og Teams-beskeder ud af Microsoft 365, men hver del har sin egen vej og sine egne begrænsninger. Rettigheder, delinger og opsætning følger ikke med som en samlet pakke, og den del skal planen tage særskilt.
Oplysningerne er læst i Microsofts dokumentation den 6. november 2026. Funktionerne ændrer sig, så gentag læsningen, inden I bygger planen på dem. Artiklen handler om at kunne flytte data fra Microsoft 365. Den siger intet om, hvorvidt I skal.
Hvad der er bundet
Data ligger i tre verdener med hver sit format og hver sin administration: postkasser i Exchange Online, filer i SharePoint og OneDrive og samtaler i Teams. Teams gemmer filer i SharePoint og beskeder et andet sted, så en kanal er bundet til begge. Sammenhængen mellem besked, fil og person ligger i tjenesten og ikke i selve filerne.
Hvad der kan komme ud
Mail og filer. eDiscovery i Microsoft Purview er et søge- og eksportværktøj, oprindelig bygget til sager og undersøgelser. Mail kommer ud som PST-filer eller enkeltbeskeder. Dokumenter fra SharePoint og OneDrive kan hentes, og I vælger selv, om I vil have seneste version, de seneste 10, de seneste 100 eller alle versioner.
Flere ting har betydning for planen. Eksportpakken udløber 14 dage efter oprettelsen og slettes derefter automatisk. En eksport, der kører i mere end syv dage uden at blive færdig, afbrydes, og Microsoft råder til at dele store eksporter op med datoer eller filtre. Brugeren, der eksporterer, skal have en E3- eller E5-licens. Filer begrænset af reglerne for datatab, og indhold på låste områder, kommer ikke med, selv om de kan stå i statistikken.
Teams. Teams Export APIs er programmeringsgrænseflader i Microsoft Graph, som kan hente beskeder fra 1:1, gruppechat, møder og kanaler. Der findes ingen simpel knap, for en app skal registreres og godkendes. Vedhæftninger kommer som oplysninger og links, så filerne skal hentes for sig, og det samme gælder optagelser og udskrifter af møder. Beskeder, som brugere har slettet, kan hentes i 21 dage. Slettede teams, kanaler og brugere kan hentes i højst 30 dage.
Backup. Søger I på “backup microsoft 365 email” eller “backup microsoft 365 sharepoint”, finder I også Microsofts egen Microsoft 365 Backup. Den gendanner SharePoint-områder, OneDrive-konti og postkasser på platformen. Det er en løsning mod sletning og ransomware, og den står på samme platform som data. En backup hos en anden leverandør er noget andet, men også den skal testes som vej ud, se backup er ikke en exit-plan.
Hvad der mangler
Gennemgå disse punkter, når I vil flytte data fra Microsoft 365 eller blot vil vide, om I kan:
- Rettigheder. Den læste dokumentation om eksport beskriver hentning af indhold og ikke overførsel af rettigheder. Skriv ned, hvem der må se hvad, og behandl det som en særskilt opgave.
- Delingslinks. Et link peger på tjenesten. Det virker ikke længere, når filen står et andet sted.
- Grupper og strukturer. Medlemskaber, teams og områder skal beskrives og bygges igen.
- Metadata. Tjek, om oprettelsesdato, forfatter og versioner står rigtigt efter en prøve.
Mere om, hvad der falder fra, står i det, der mangler i eksporten. Hvilke data udbyderen skal kunne udlevere efter Data Act (dataforordningen), står i eksporterbare data og digitale aktiver.
Hvad der skal testes
Lav en lille eksport for hver af de tre verdener:
- Postkasse. Eksportér en postkasse med mange års mail. Åbn resultatet i et andet program, og tjek mapper, datoer og vedhæftninger.
- Fildeling. Eksportér et aktivt SharePoint-område med alle versioner. Sammenlign antal, navne og datoer med kilden.
- Teams. Hent én kanal gennem grænsefladen. Læs resultatet, og se, om et menneske kan forstå tråden.
Mål tid og datamængde, og regn op. Læg mærke til de 14 dage. Er hele datamængden stor, skal I kunne hente pakkerne løbende, se hvor lang tid tager overførslen. Afgør på forhånd, hvad der tæller som bestået. Hjælp til det står i hvad er en bestået test.
Hvad planen skal rumme
Skriv for hver del: værktøj, rolle og licens, format, begrænsninger, målt tid, hvor kopien ender, og hvem der kan udføre arbejdet. Notér også, hvilke programmer der kan læse formatet. En PST-fil er praktisk til en flytning og mindre egnet som arkiv, I skal søge i om fem år, se arkivet efter exit.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Tre prøver kræver adgang med de rette roller og typisk et par dages arbejde, heraf en del til Teams, hvor en udvikler eller en erfaren IT-medarbejder skal bruge grænsefladen. Notér to skøn pr. del, et lavt og et højt, med dato.
Prisen for at vente viser sig ved ophør, hvor perioden med administratoradgang er begrænset, og hvor arbejdet skal laves under tidspres. Regn med jeres egne tal: hvor mange timer koster det at genskabe en mappe eller en sag i hånden? Læg det ved siden af det, prøven giver i dag, nemlig en kendt tid og en liste over huller. Samme prøve er nyttig, når en kunde spørger, om I kan få jeres data ud.
Det skal I lade være med
- At lade pakken ligge · den slettes efter 14 dage.
- At antage, at Teams er med i en filkopi · beskederne har deres egen vej.
- At kalde en eksport for en kopi, før den er åbnet · en fil, ingen har læst, beviser intet.
- At tælle Microsoft 365 Backup som vej ud · den står på samme platform.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Værktøj, rolle og licens for mail, filer og Teams.
- ☐ Målt tid og datamængde fra tre prøver.
- ☐ Hvordan store eksporter deles op, og hvem der henter pakkerne.
- ☐ En beskrivelse af rettigheder, grupper og delinger.
- ☐ Hvilke programmer der kan læse de eksporterede formater.
- ☐ Dato for seneste gennemgang af dokumentationen.
Kilder
Alle læst 6. november 2026. Kilderne er leverandørens egne og på engelsk.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed den, der administrerer tjenesten, om at eksportere én postkasse i denne uge og åbne den i et andet program. Skriv tiden og hullerne ind i planen, og tag derefter de to andre prøver.
Læs også: Exit-plan for Microsoft 365 · Egen kopi uden for leverandøren
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
