Før en exit-gennemgang skal I samle tre ting: kontrakter, systemoversigt og leverandørliste. Dertil kommer en liste over de personer, der kan svare på spørgsmål om systemerne, driften og aftalerne. Mere kræver forberedelsen sjældent, og materialet må gerne være ufuldstændigt, så længe I ved, hvor hullerne er.
En exit-gennemgang er det forløb, hvor I eller en rådgiver læser jeres materiale og taler med de ansvarlige, så planen kan skrives. Forberedelsen er den samme, om I gør det selv eller får hjælp. Den giver også værdi i sig selv, for mange finder først her ud af, hvad de har. Der skal ikke installeres noget for at komme i gang, og ingen skal have adgang til produktionsmiljøet. Alt her kan laves med dokumenter og samtaler.
Kontrakter
Saml for hvert kritisk system det, der gælder i dag:
- Hovedaftalen og alle tillæg og bilag.
- Serviceniveauer og driftsaftaler.
- De standardvilkår, aftalen henviser til, i den version, der gælder.
- Aftaler indgået gennem en partner, også det, partneren har med producenten.
- Fornyelsesdato, opsigelsesvarsel og eventuel binding.
Find de vilkår, der blev accepteret på nettet, og tag en kopi med dato. Læg også databehandleraftalen ved, når der er en. Den vurderes særskilt, og mere står på dpo-as-a-service.dk.
Kan en kontrakt ikke findes, så skriv det ned. Det er et fund. Bed leverandøren om en kopi, og tag det som en anledning til at få styr på det. Hvad I skal se efter i teksten, står i exit-vilkår i kontrakten.
Systemoversigt
Oversigten behøver ikke være flot. Et regneark rækker, med én række pr. system og disse oplysninger:
- Navn og den forretningsfunktion, systemet bærer.
- Hvem der ejer det i forretningen, og hvem der driver det.
- Hvor det kører, så vidt I ved.
- Hvilke andre systemer det udveksler data med.
- Hvor mange brugere der er, og hvad de bruger det til.
- Datamængde og datatyper, som et groft skøn.
- Hvor længe I mener at kunne undvære det.
Sidste punkt bør komme fra forretningen. Har I ingen oversigt, så start med hvilke systemer I ikke kan undvære og tag de vigtigste først.
Leverandørliste
Skriv hver leverandør ned med den juridiske enhed, aftalen er indgået med, kontaktperson og hvad de leverer. Skeln mellem producenten, den partner I har købt igennem, og den IT-leverandør, der driver det hele. Økonomisystemet er ofte et godt sted at begynde, for det viser, hvem I reelt betaler.
Tilføj det, I ved om underleverandører og om hvem der ejer konti, domæner og abonnementer. Står noget i leverandørens navn, så marker det.
Dem, der skal tales med
Materialet fortæller, hvad der er aftalt. Samtalerne fortæller, hvad der faktisk sker. Find ud af, hvem der kan svare, og sæt tid af:
- Systemejerne i forretningen: hvad bruges systemet til, og hvad må ikke stoppe?
- Den driftsansvarlige, intern eller hos IT-leverandøren: hvordan hænger det sammen?
- Den kontraktansvarlige: hvad er aftalt, og hvad er historien bag?
- Superbrugerne: hvilke regneark, makroer og omveje er der?
En samtale tager sjældent mere end en time pr. person. Sig på forhånd, hvad det handler om. Emnet er at kunne komme ud, og ingen flytning er besluttet. Sig det højt, så systemejere og leverandører ikke tror, at beslutningen er truffet.
Det, I også må lægge frem
Fortæl, hvad der har sat spørgsmålet i gang. En kunde, en fornyelse, et opkøb, NIS2-arbejdet eller et ønske fra bestyrelsen giver forskellige planer. Skriv også, hvad I allerede har af testrapporter, beredskabsplan, backup-beskrivelser og en eventuel jurisdiktionsvurdering. Har I den vurdering, er noget af arbejdet allerede gjort. Tag også tidligere hændelser med, fx nedbrud og sager, I har haft med leverandøren.
Må I ikke dele noget af det, så sig det. Et delvist billede er bedre end at vente på det fulde.
Sådan lægger I det
Lav en enkelt mappe pr. system med undermapper til aftale, oversigt og bemærkninger. Giv filerne en dato. Skriv en kort indholdsliste, og marker det, der mangler. Del med en sikker adgang, og giv kun dem adgang, der skal bruge det. Kontrakter kan indeholde fortrolige vilkår, så tjek hvad der må deles, og aftal fortrolighed med en ekstern, før materialet sendes.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Forberedelsen kræver en person med adgang til kontrakter og økonomisystem i nogle timer pr. kritisk system, og det kan tage længere tid i kalenderen, hvis noget skal hentes hos en leverandør. Skriv et spænd og en dato på overslaget.
Går I i gang uden forberedelse, går tiden med at finde frem, og det tager længere tid, hvad enten I gør det selv eller køber hjælp. Omfanget af et forløb afhænger af antallet af systemer og integrationer, og af om der findes en vurdering, så en ryddelig oversigt gør også opgaven lettere at afgrænse. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud. Materialet bliver hos jer, og det bruges igen, når en kunde spørger, når kontrakten fornyes, eller hvis et stop truer.
Det skal I lade være med
- At vente på det perfekte materiale · vis hullerne, så er de også et resultat.
- At give adgang til produktionsmiljøet · gennemgangen kører på dokumenter og samtaler.
- At glemme vilkår accepteret på nettet · de gælder også.
- At holde forretningen ude · systemejerne ved, hvad der må stoppe.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Kontrakter og vilkår pr. system med dato.
- ☐ Systemoversigt med ejer, drift og integrationer.
- ☐ Leverandørliste med juridisk enhed.
- ☐ Hvem der er talt med.
- ☐ Hvad der mangler, og hvem der henter det.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Opret en mappe for det vigtigste system i dag, og læg det ind, I kan finde på en time. Skriv derefter, hvad der mangler, og hvem der skal spørges.
Er I klar til at gå videre, er næste skridt en indledende samtale med Nielco IT om de systemer, det drejer sig om, og om en exit-plan er det rigtige for jer.
Læs også: Hvem skal lave exit-planen? · Hvad kommer først?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
