De systemer, I ikke kan undvære, er dem, hvor et stop hurtigt rammer salg, leverancer eller pligter over for andre. Svaret skal komme fra de afdelinger, der arbejder i systemerne. IT ved, hvad der kører, og afdelingerne ved, hvad et stop koster. Når de to ting mødes, får I en rangeret systemoversigt, og den afgør, hvilke systemer der skal have en exit-plan, og hvilke der kan stå uden.
Begynd med den liste, I har
Rangeringen kræver en liste over systemer. Findes den ikke endnu, står fremgangsmåden i første trin af exit-planen på digital-suveraenitet.dk, og leverandøroversigten viser, hvordan aftalerne samles på én side.
Listen må gerne være ufuldstændig, når I går i gang. Samtalerne med afdelingerne plejer at afsløre de systemer, ingen havde skrevet på.
Fem spørgsmål til hver afdeling
Tal med den person, der leder det daglige arbejde i afdelingen. Stil de samme spørgsmål hver gang, så svarene kan sammenlignes.
- Hvilke opgaver stopper, hvis systemet er væk i dag?
- Hvor længe kan I klare jer med telefon, papir eller regneark?
- Hvem uden for huset mærker det først: kunder, leverandører, banken eller en myndighed?
- Hvad mister I pr. dag, målt i jeres egne tal?
- Findes oplysningerne andre steder, eller ligger de kun her?
Det fjerde spørgsmål er det sværeste. Bed om noget, afdelingen kan se i sin hverdag: ordrer pr. dag, fakturaer, der ikke går ud, timer, der skal arbejdes ind igen, og leveringsfrister i aftalerne. Tallene må gerne være grove, når blot de er jeres egne og kan forklares for ledelsen.
Sådan bliver svarene til en rangering
Tre grupper er nok til at begynde med.
- Må ikke stoppe. Et stop rammer forretningen inden for få dage, og den manuelle omvej holder kort. Disse systemer skal have en exit-plan.
- Kan stoppe et stykke tid. Der findes en omvej, som kan bære i længere tid, eller data findes også et andet sted. Her er det nok med en kort plan og en test af eksporten.
- Kan købes igen. Systemet kan erstattes hurtigt, og tabet er lille. Her kan en plan være spild af tid. Skriv beslutningen ned, så den kan genfindes.
Grænserne sætter I selv, og de skal stå skrevet. Et lille system kan ende øverst, fordi det er det eneste, der sender fakturaer til jeres største kunde. Et stort system kan ende i midten, fordi afdelingen kan arbejde videre i en uge. Er to afdelinger uenige, afgør direktionen det, for her er tale om en prioritering af forretningen.
Rangeringen siger intet om, hvor svært et system er at forlade. Det er et andet spørgsmål, som kommer senere i kortlægningen. Et system kan være helt afgørende og forholdsvis let at komme ud af, og det omvendte findes også.
DORA som model for alle andre
DORA gælder kun finansielle virksomheder, men forordningens begreb kan bruges som model af andre. Forenklet er en kritisk eller vigtig funktion noget, der kan skade økonomien eller kontinuiteten i virksomhedens tjenester alvorligt, hvis det forstyrres (art. 3, nr. 22). Definitionen handler om funktioner, og den rækkefølge er værd at låne. Find først det, forretningen skal kunne, og find derefter systemerne bag.
NIS2-gennemførelsesforordningen om digitale udbydere bygger kontinuitetskrav på en forretningskonsekvensanalyse (bilag, punkt 4.1.3). Den rammer blandt andet cloududbydere og står uden for almindelige virksomheders pligter. Vi bruger den alene som eksempel på, at rangering efter konsekvens er en anerkendt fremgangsmåde.
Det ændrer rangeringen i planen
Den øverste gruppe får hver sin plan med faste felter pr. system. For hvert af systemerne skal I derefter beskrive forløbet dag for dag uden systemet og fastsætte, hvor længe det kan undværes. Først derefter giver det mening at tælle integrationer og bruge tid på kontrakter.
Rangeringen viser også ledelsen, hvad den reelt tager stilling til. En liste på tre systemer er en overskuelig beslutning. En liste på tredive viser, at der mangler en prioritering.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Arbejdet består af én samtale pr. afdeling og lidt tid til at samle svarene. Skriv et dateret overslag i timer, med bedste og værste bud, så ledelsen ved, hvad den godkender.
Lader I være, bliver planen skrevet for de systemer, IT kender bedst, og det er ikke altid dem, forretningen lever af. Så går tiden til det forkerte, og det system, der faktisk stopper leverancerne, står uden plan.
Sæt tre ting ved siden af hinanden: samtalernes tidsforbrug, tabet pr. dag i afdelingernes egne tal og udbyttet i en hverdag, hvor alt bliver, hvor det er. Oversigten kan bruges i svar til kunder og revisorer, i arbejdet med beredskab og næste gang en kontrakt skal fornyes.
Det skal I lade være med
- At lade IT rangere alene · IT kender driften og sjældent tabet i salg og leverancer.
- At kalde alt kritisk · uden en prioritering får ingen af systemerne den nødvendige opmærksomhed.
- At blande kritisk og svært at forlade · de to vurderinger skal stå hver for sig, ellers kan I ikke se, hvor planen hjælper.
Det skal planen kunne vise
- ☐ En dateret systemoversigt med tre grupper og skrevne grænser.
- ☐ Svar fra hver afdeling på de samme fem spørgsmål.
- ☐ Tabet pr. dag i egne tal for systemerne i den øverste gruppe.
- ☐ Hvem der afgjorde uenigheder om rangeringen.
- ☐ En skriftlig begrundelse for systemer, der står uden plan.
Kilder
- Forordning (EU) 2022/2554 (DORA): art. 3, nr. 22, gælder finansielle virksomheder.
- Gennemførelsesforordning (EU) 2024/2690: bilag, punkt 4.1.3, gælder digitale udbydere og bruges her som model.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Aftal de første to samtaler i denne uge, og begynd med den afdeling, der leverer til kunderne. Læg derefter rangeringen frem for ledelsen, så den kan beslutte, hvad der skal kunne forlades.
Læs også: Hvem ejer exit-planen? · Et stop omsat til jeres egne tal
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
