Ved ophør skal leverandøren slette jeres data, når I har fået dem, og I bør have det bekræftet skriftligt med oplysning om backup. Rækkefølgen er afgørende: først tilbagelevering af data og jeres egen kontrol, derefter sletning.
Sletning er det sidste punkt i en exit og det eneste, der ikke kan fortrydes. Derfor hører punktet hjemme i planen, selv om det ser ud som en formalitet. Dokumenteret sletning er også det, kunder og tilsyn spørger til, når aftalen er slut.
Rækkefølgen, der beskytter jer
- Tilbagelevering. Data og aktiver kommer hjem eller går til den nye leverandør.
- Kontrol. I kontrollerer, at det hele er kommet med, se er det hele kommet med?.
- Godkendelse. En navngiven person hos jer giver besked om, at sletningen må begynde.
- Sletning. Leverandøren sletter efter aftalen.
- Bekræftelse. I får bekræftelsen og lægger den i planens mappe.
Trin 3 er det, de fleste aftaler mangler. Uden det kan sletningen ske efter kalenderen, før jeres kontrol er færdig. Tjek også, hvad der sker, hvis fristen for udtræk udløber, uden at I har givet besked.
Hvad reglerne giver
Bestemmelserne er gengivet kort, og læsningen af dem er forenklet.
Data Act (dataforordningen) gælder cloudtjenester. Aftalen skal indeholde en bestemmelse om fuldstændig sletning af de eksporterbare data og digitale aktiver, som kunden selv har skabt, eller som vedrører kunden direkte. Sletningen sker, når udtræksperioden eller en senere aftalt periode er slut, og skiftet er gennemført med succes (art. 25, stk. 2, litra h). Udtræksperioden er på mindst 30 kalenderdage efter overgangsperioden (litra g). Forordningen beskriver også situationen, hvor kunden blot vil have sine data slettet. Her ophører aftalen ved opsigelsesfristens udløb (litra c, og art. 25, stk. 3).
Art. 25 nævner ikke backup, og den stiller ikke krav om en bekræftelse af sletningen. Det må I selv skrive ind eller spørge om. Om “fuldstændig” også dækker backup, som roterer ud senere, er et spørgsmål, vi ikke kan afgøre her.
CFCS og Digitaliseringsstyrelsens vejledning er mere konkret, men er skrevet til myndigheder. Den peger på en fuld oversigt over, hvad leverandøren har stående af jeres aktiver, også backup, og på procedurer for tilbagelevering eller bortskaffelse, hvor format, fuldstændighed, dokumentation og verificering er beskrevet. Statens driftskontrakt K04 har en brugbar model i bilag 18, punkt 5.3. Her skal kundens data slettes inklusive backup og logfiler, kopier på datamedier destrueres, og på kundens anmodning skal afviklingen dokumenteres med en erklæring.
Handler det om personoplysninger, gælder der særlige regler. Datatilsynets cloudvejledning spørger, om leverandøren kan slette eller tilbagelevere ved ophør, og pligterne står i databehandleraftalen. Læs dem sammen med denne side. Her handler det om alle jeres data, også forretningsdata uden personoplysninger.
Det, en bekræftelse bør rumme
Bed om, at bekræftelsen svarer på seks ting:
- Hvad. Hvilke data og aktiver er omfattet, med henvisning til aktivlisten.
- Hvor. Hvilke miljøer, også test, og hvilke underleverandører.
- Hvornår. Datoen for sletning i det aktive system.
- Backup. Hvornår den sidste kopi med jeres data forsvinder. Mange backupsystemer sletter ved udløb, så svaret kan være en fremtidig dato.
- Undtagelser. Hvad leverandøren beholder, og hvorfor, fx logfiler eller data, loven kræver opbevaret.
- Hvem. Hvem hos leverandøren der står inde for oplysningerne.
Vær realistisk om, hvad I kan efterprøve. I en delt cloudtjeneste kan I sjældent selv se, at data er væk. Bekræftelsen er derfor leverandørens oplysning, og jeres kontrol består i at kunne sige, at I bad om den, fik den og læste den. Der kan også være tale om, at leverandøren ophæver adgangen til krypterede data ved at slette nøglen. Spørg, hvis det er metoden, for så skal det stå i svaret.
Det, der ikke må slettes for tidligt
Exit er også et spørgsmål om, hvad I skal beholde. Bogføringsloven kræver, at I beholder regnskabsmateriale i 5 år efter regnskabsårets udgang, og det ansvar forsvinder ikke med systemet, se arkiv efter exit. CFCS og Digitaliseringsstyrelsen nævner desuden, at parterne kan aftale, at leverandøren opbevarer logfiler i en periode efter ophør, så en sikkerhedshændelse fortsat kan undersøges. Tag stilling til, hvilke logfiler det gælder, og hvor længe.
Sletning af adgange er et andet emne end sletning af data. Se efter opsigelsen.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
I en ny aftale koster punktet kun få linjer. I en løbende aftale kræver det et spørgsmål til leverandøren og en aktivliste, som I alligevel skal bruge til planen. Ved selve exit skal en person kontrollere data og give besked, og den tid skal stå i overslaget med en lav og en høj vurdering.
Lader I være, står I med to mulige fejl. Data kan blive liggende hos en leverandør, I ikke længere har en aftale med, og så kan I ikke svare kunder eller tilsyn. Eller data kan forsvinde, før I har kontrolleret eksporten, og den fejl kan ikke rettes. Tabet ved den sidste regner I i, hvad det koster at genskabe oplysningerne, eller hvad I mister ved ikke at have dem.
Selv uden exit giver aktivlisten overblik over, hvor jeres data ligger, og det overblik bruger I ved kundespørgsmål og ved hændelser.
Det skal I lade være med
- At lade sletningen følge kalenderen alene · jeres godkendelse skal komme først.
- At nøjes med “data slettes efter gældende praksis” · spørg, hvad praksis er for backup.
- At behandle databehandleraftalen som hele svaret · den dækker personoplysninger og kun dem.
Det skal planen kunne vise
- ☐ En aktivliste med backup, testmiljøer og underleverandører.
- ☐ Rækkefølgen for tilbagelevering, kontrol, godkendelse og sletning.
- ☐ Hvem der giver besked om, at sletning må begynde.
- ☐ Hvad leverandøren oplyser om backup og opbevaringstid.
- ☐ Hvilke data I selv skal bevare efter ophør, og hvor længe.
- ☐ Bekræftelsen og dens dato, når exit er gennemført.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25, stk. 2, litra c, g og h, og stk. 3.
- CFCS og Digitaliseringsstyrelsen: Cybersikkerhed i leverandørforhold, 2022: afsnit 6.
- K04, Bilag 18, Forpligtelser ved ophør: punkt 5.3, læst 6. november 2026.
- Datatilsynet: Vejledning om cloud, marts 2022: s. 13.
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12, stk. 1.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Spørg jeres mest kritiske leverandør, hvor længe jeres data ligger i backup efter ophør, og skriv svaret ind i planen. Afgør derefter, om punktet skal med i kontrakten ved næste fornyelse.
Læs også: Exit-vilkår i kontrakten · Persondata under dataudleveringen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
