Et beslutningsnotat om exit-planen er én side, der stiller ét spørgsmål: skal vi have en plan og en test for disse systemer, ja eller nej? Notatet indeholder baggrund, valgmuligheder, indsats, anbefaling og opfølgning, så bestyrelse eller direktion kan beslutte uden at kende systemerne.
Et bestyrelsesoplæg om IT går ofte galt, fordi det forklarer teknikken og glemmer spørgsmålet. Notatet nedenfor er bygget omvendt. Det er sitets egen skabelon og bygger ikke på nogen regel. I udfylder det med jeres egne tal i ord og tid og lægger beløb på i det ark, der følger med til mødet.
Skabelonen, afsnit for afsnit
Overskrift og beslutning. Skriv spørgsmålet øverst. Tænkt eksempel: “Bestyrelsen bedes tage stilling til, om der skal laves en exit-plan og en test for ordresystemet og økonomisystemet i indeværende år.” Den, der kun læser første linje, skal vide, hvad der ønskes.
Baggrund. Tre eller fire linjer om, hvorfor spørgsmålet er på bordet nu. En kunde har spurgt, en kontrakt fornyes, NIS2-arbejdet har peget på en afhængighed, eller ledelsen har selv ønsket det. Forklar ordet første gang. En exit-plan beskriver, hvordan virksomheden kan komme ud af et kritisk system. Den har intet at gøre med salg af selskabet, og den betyder ikke, at nogen skal forlade en leverandør.
Det, vi ved. Hvilke systemer det handler om, hvad de bærer, og hvor længe de kan undværes efter vores egen vurdering. Skriv også, hvad I ikke ved, fx at tiden ud er ukendt.
Valgmuligheder. Giv mindst tre:
- Vi gør ingenting og dokumenterer det som en bevidst accept.
- Plan og test for de få systemer, forretningen ikke kan undvære.
- Plan og test for alle systemer på listen.
Tre valg viser, at beslutningen er reel, og et valg om at lade være hører med.
Indsats. For hvert valg: timer pr. rolle, lav og høj vurdering, dato og det løbende arbejde. Lægger I en ekstern opgave ind, står den som en særskilt post.
Konsekvens. Tabet ved et stop opgjort efter jeres egen metode, og gevinsterne ved planen i det daglige. Hold det til få linjer. Arket bagved kan tage resten.
Anbefaling. Skriv, hvad I selv mener, og hvorfor. En bestyrelse vil vide, hvad direktionen foreslår.
Opfølgning. Hvem der er ansvarlig, hvad der ligger på næste møde, og hvornår beslutningen tages op igen.
Det, økonomichefen spørger om undervejs
Læs notatet igennem med økonomichefen før mødet. Hendes eller hans spørgsmål kommer alligevel, og svarene bør stå i teksten.
- Hvorfor nu? Brug den konkrete udløser og ikke den generelle bekymring.
- Hvad er alternativet til at bruge tiden her? Nævn, hvad der rykkes, hvis noget gør.
- Hvad er det værste, der sker, hvis vi siger nej? Svar roligt ud fra jeres egne tal.
- Hvad får vi i år, uanset hvad? Se gevinsterne, der kommer med det samme.
- Kan det deles op? Vis, at første system kan stå alene, og at næste trin kræver en ny beslutning.
Sådan skriver I, så det kan læses
Skriv for en, der har ti minutter og ingen IT-baggrund. Undgå systemnavne, hvor funktionen siger mere: “ordremodtagelse” er bedre end produktnavnet. Skriv uden trusler. Notatet skal kunne læses af leverandøren uden at skabe uro, for det handler ikke om dem. Nævn hellere færre forhold, og lav en bilagsliste til dem, der vil have mere. Bilagene kan være arket, systemlisten og en eventuel kort kontraktoversigt.
Notatet må gerne bruge en tolkning, når den er markeret. Skriv “det er vores vurdering” ved det, der er skøn. Så ved bestyrelsen, hvor den skal spørge ind. Lovkrav skal nævnes præcist. For de fleste virksomheder er planen en beslutning, og for finansielle enheder under DORA er den et krav.
Når beslutningen er truffet
Referatet skal gengive beslutningen, omfang, ansvarlig og dato. Gem notatet sammen med planen, for det er dokumentationen for, at ledelsen har taget stilling. Bliver svaret nej, gemmes det på samme måde. Sæt næste gennemgang i kalenderen med det samme, og lad den første status på én side være det, bestyrelsen ser derefter.
Sådan ser en større IT-indstilling ud i bredere forstand på cio-as-a-service.dk. Denne side tager sig af den ene beslutning.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Notatet kræver, at tallene fra business casen findes, og at én person skriver det på en halv dag. Et par rettelser med økonomichef og direktør bør være nok. Overslaget i notatet viser tid og arbejde som et dateret spænd.
Uden notat bliver emnet en samtale, der ender med “det må vi se på”. Så kommer det igen næste år, og ingen kan se, hvad der blev sagt. Notatet giver noget, selv om svaret er nej. Der ligger en dateret stillingtagen, I kan vise til en kunde eller et tilsyn, og I har skrevet tre valg ned, som nogen har forholdt sig til. Set i forhold til dagstabet i jeres regneark er det en lille indsats.
Det skal I lade være med
- At forklare teknikken · bestyrelsen skal tage stilling til risiko og indsats.
- At give ét valg · så er det en orientering og ingen beslutning.
- At skrive mere end én side · resten hører til i bilag.
- At undlade egen anbefaling · det flytter arbejdet tilbage til bestyrelsen.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Notatet med dato og det præcise spørgsmål.
- ☐ Mindst tre valgmuligheder, også at lade være.
- ☐ Indsats for hvert valg med lav og høj vurdering.
- ☐ Beslutningen i referatet med ansvarlig.
- ☐ Dato for, hvornår den tages op igen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv første linje i dag: det spørgsmål, I vil have svar på. Udfyld resten af siden med det, I ved, og lad økonomichefen læse den igennem før næste møde.
Læs også: Business case for en exit-plan · Vi gør ingenting
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
