Persondata er mest udsat, når de er på vej ud, fordi eksporten samler alt det, der i systemet var delt op og beskyttet af roller, i én kopi. Exit-planen skal derfor sige, hvordan kopien transporteres, hvor den ligger undervejs, hvem der kan se den, og hvornår mellemlagrene slettes. Det er fire korte punkter, der er lette at skrive, mens der er tid.
I systemet ser en lønmedarbejder lønnen og en sælger kunderne. I eksportfilen står det hele samlet, og den, der henter filen, kan læse det hele. Ved en persondataoverførsel i et leverandørskifte er det ofte en tekniker hos en ekstern part, der står med filen. Artiklen handler om sikkerheden under dataudleveringen og er ingen gennemgang af reglerne om persondata. De konkrete krav til aftaler og sikkerhed hører hjemme hos den, der svarer for databeskyttelsen hos jer.
Fire ting, der ændrer sig, når data forlader systemet
Rettighederne forsvinder. Filen kender ikke systemets roller. Hvem der kan læse den, afgøres alene af, hvor den ligger.
Der opstår mellemled. En midlertidig server, en delt mappe, en bærbar hos en konsulent, et konverteringsværktøj. Hvert af dem er et sted, der skal huskes og ryddes op.
Flere får adgang. En ny leverandør, en migrationspartner og en intern IT-medarbejder kan alle komme til at se data, de aldrig har set før.
Testdata bliver rigtige data. En prøveeksport af produktionsdata er persondata, også selv om den kaldes en test. Se test uden at forstyrre driften.
Det, der skal stå i planen
Hvad der skal med. Eksporter ikke mere end nødvendigt. Følsomme oplysninger, gamle sager og data, der skulle have været slettet, kan frasorteres før flytningen. Det mindsker risikoen og forkorter arbejdet.
Transport. Brug en krypteret forbindelse, eller krypter filen, inden den forlader systemet. Nøglen sendes ad en anden vej end filen. Mail og almindelige fildelingslinks hører ikke til her. Fysiske medier skal være krypterede, og det skal fremgå, hvem der har dem.
Midlertidig opbevaring. Skriv præcis, hvor data ligger undervejs, i hvilket land og hos hvem. Vælg et sted med adgangskontrol og logning. Sker det uden for EU, er det en overførsel, I skal vurdere for sig, se overførsel til tredjelande.
Hvem der ser det. Navngiv de personer eller roller, der får adgang, og giv adgangen en slutdato. Lad en anden end den, der henter data, kontrollere loggen.
Sletning af mellemled. Når data er kontrolleret, slettes mellemlagre, prøvekopier og arbejdsfiler. Skriv det som et trin med navn og dato, for de glemmes let. Selve sletningen hos den gamle leverandør er et andet spørgsmål, se sletning ved ophør.
Hvis noget går galt. En mistet fil eller en forkert adgang kan være et brud på persondatasikkerheden. Skriv, hvem der skal have besked, og hvem der vurderer det. Se er det et brud?
Leverandørernes del
For cloudtjenester kræver art. 25, stk. 2, litra a, i Data Act (dataforordningen), at udbyderen opretholder et højt sikkerhedsniveau under skiftet, også i udtræksperioden, og yder rimelig bistand, også til de tredjeparter, I har godkendt. Stil derfor spørgsmålet, før noget sker: hvordan foregår eksporten, og hvem hos leverandøren ser data imens? Gengivelsen er forenklet, og I har kun et krav gennem den aftale, udbyderen skal tilbyde.
En myndighedsvejledning fra 2022 fra CFCS og Digitaliseringsstyrelsen om leverandørforhold er skrevet til myndigheder, men tanken kan bruges af alle. Den peger på sikkerhedskrav under overdragelsen, en plan for sikkerhedsniveauet under afviklingen og rettidig fjernelse af leverandørens fysiske og logiske adgange. Det sidste bliver ofte overset. Se efter opsigelsen.
Får en ny part adgang til persondata undervejs, skal I også vurdere, om der skal være en databehandleraftale. Det spørgsmål hører til jeres arbejde med databeskyttelse, og her er det et punkt på listen.
Hvis I bruger en midlertidig migrationspartner, så vælg ud fra, hvordan partneren håndterer data, ligesom ved andre leverandører. Hvad en planlægger skal kunne, og hvad en udførende partner gør, står i exit-rådgiver eller migrationsleverandør.
Et tænkt eksempel
En tænkt virksomhed skal hente sine HR-data ud af et system. Planen siger: eksporten laves af én navngiven person, filen krypteres og lægges på et bestemt, logget drev, en lønansvarlig kontrollerer den, og drevet tømmes dagen efter. Ingen af delene kræver et projekt. Forskellen ligger i, at det er besluttet, før nogen står med filen.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Afsnittet i planen tager en IT-ansvarlig og den, der svarer for databeskyttelsen, nogle timer pr. system med persondata. Giv det et lavt og et højt bud, og sæt dato på. Selve udførelsen kræver et sikkert sted, et krypteringsværktøj og tid til logkontrol og oprydning.
Prisen for at lade være er sjældent noget, I mærker. Men sker der et brud, er regningen arbejdet med at vurdere og håndtere det, tid hos ledelsen og samtaler med kunder og måske tilsyn. Regn med jeres egne tal, hvad en uges oprydning koster jer, og sammenhold det med de få timer. Afsnittet giver også noget, selv om intet flytter: I kan vise en kunde, at I har tænkt det igennem.
Det skal I lade være med
- At sende eksporten i en mail eller et link uden adgangskontrol · filen rummer det hele.
- At lade prøvekopier ligge · de glemte kopier er det største problem efter flytningen.
- At betragte en test som uden persondata, fordi den er en test · det er stadig de samme oplysninger.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Hvilke systemer der rummer persondata, og hvad der frasorteres.
- ☐ Transportvej og kryptering.
- ☐ Sted for midlertidig opbevaring og land.
- ☐ Navne eller roller med adgang og slutdato.
- ☐ Et trin for sletning af mellemled med ansvarlig.
- ☐ Hvem der får besked, hvis noget går galt.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25, stk. 2, litra a.
- CFCS og Digitaliseringsstyrelsen: Cybersikkerhed i leverandørforhold, maj 2022: afsnit 6. Skrevet til myndigheder.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find det kritiske system med flest persondata, og skriv de fire punkter om transport, opbevaring, adgang og sletning i planen. Lad den, der svarer for databeskyttelsen, læse det igennem.
Læs også: Er det hele kommet med? · Egen kopi uden for leverandøren
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
