Backup-løsningen binder, fordi kopierne ofte ligger i et format, kun produktet kan læse, og fordi gamle kopier skal kunne åbnes længe efter, at I har forladt det. Planen skal derfor svare på to spørgsmål: hvordan kommer I væk fra backup-leverandøren, og hvad sker der med de kopier, I stadig har brug for?
Emnet er særligt, fordi backup er den del af planen, alt andet støtter sig til. En egen kopi er det første råd, hvis et system svigter, og det er derfor mærkeligt, at netop den ofte er glemt, når et backup format eller en exit fra leverandøren skal vurderes. Se backup er ikke en exit-plan om forskellen på de to.
Hvad der er bundet
Bindingen sidder fire steder:
- Formatet. Mange løsninger gemmer data i egne filer, deduplikeret, komprimeret og krypteret. Filerne er ikke til at bruge uden produktet.
- Nøglerne. Krypteringsnøgler ligger måske hos leverandøren eller i produktets katalog.
- Kataloget. Oversigten over, hvad der ligger hvor, er nogle gange det eneste, der gør kopierne søgbare.
- Lageret. Kopierne kan stå hos backup-leverandøren selv, og så følger adgangen abonnementet.
Backup af cloudtjenester ligger ofte hos en tjeneste, hvor I ikke selv ejer lageret. Backup er bundet til det, den tager kopi af, og et skifte af system kan gøre en backup-løsning overflødig eller umulig. Se exit-plan for VMware.
Hvad der kan komme ud
Spørg leverandøren, om kopier kan gendannes som almindelige filer eller databaser, om det kræver produktet, og om produktet kan køres, efter abonnementet er ophørt. Nogle løsninger har en læseudgave eller en mulighed for eksport.
Er backup-løsningen en cloudtjeneste, kan Data Act (dataforordningen) gælde. Efter art. 2, nr. 32, er digitale aktiver elementer i digitalt format, hvor kundens brugsret ikke afhænger af kontrakten, og eksporterbare data efter nr. 38 er jeres input- og outputdata. Vores læsning er, at indholdet af jeres kopier er jeres. Det betyder ikke, at produktets format skal være læsbart i andre programmer, og det må afklares med leverandøren og ved tvivl med en advokat. Art. 30, stk. 5, om struktureret eksport kan give et udgangspunkt, når specifikationer mangler. Se eksporterbare data og digitale aktiver.
Hvad der mangler
Tre spørgsmål, der sjældent er besvaret:
Hvor længe skal kopierne bevares? Svaret afhænger af formålet. Backup til gendannelse skal holdes kort. Arkiv til regnskab eller kontrakter kan kræve år, og det er en anden opgave. Mange gemmer lange serier, fordi ingen har besluttet andet. Sletning skal også overvejes, for gamle kopier kan rumme persondata, der burde være væk.
Kan I stadig læse dem om fem år? Når leverandøren skiftes, skal I enten flytte kopierne, beholde en læseudgave eller gendanne det nødvendige til et arkiv. Se arkivet efter exit.
Er der en periode uden dækning? Under et skifte kan den gamle være stoppet, og den nye endnu ikke have en brugbar kopi. Lad dem overlappe.
Hvad der skal testes
Testen skal svare på, om kopien kan bruges uden den leverandør, I forlader:
- Vælg en gammel kopi, fx den ældste, I mener at have brug for.
- Gendan den på udstyr, der ikke er tilknyttet produktionen.
- Åbn resultatet i almindelige programmer. Tjek, at det er det, I forventede.
- Prøv at gøre det uden hjælp fra leverandørens support.
- Tjek, hvad der sker uden licens, hvis I kan gøre det i et testmiljø.
Metoden står i gendannelse et andet sted. Backup og genopretning i bredden hører til backup og reetablering. Her er det kun exit-vinklen.
Hvad planen skal rumme
Planen rummer et afsnit for backup-løsningen som for ethvert andet system: leverandør, format, lager, nøgler, opsigelse, hvad der sker med gamle kopier, og hvem der kan gendanne. Dertil en beslutning om bevaring: hvad skal gemmes hvor længe, og hvad må slettes? En uafhængig kopi i et almindeligt format af det vigtigste kan være en enkel forsikring, se egen kopi uden for leverandøren.
Ved et skifte er rækkefølgen vigtig. Den nye løsning skal være testet, før den gamle stoppes, og beslutningen om gamle kopier skal være truffet, før abonnementet slutter.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
En test af en gammel kopi tager en tekniker fra få timer til en dag, afhængigt af størrelsen. Beslutningen om bevaring kræver ledelse, økonomi og IT i et møde. Giv arbejdet et lavt og et højt tal i timer, dateret. Bevaring har også en løbende post, nemlig lagerplads, licens og det arbejde, det kræver at holde kopierne læsbare.
Lader I være, opdager I måske først problemet, når I har brug for kopien. Regn i egne tal, hvad det koster, hvis en sag eller et regnskabsår ikke kan findes frem, og hvad det koster at beholde en løsning kun for at læse gamle data. Testen giver noget i dag, nemlig tillid til, at backup virker, og en bevaringsplan, der kan fjerne unødige kopier.
Det skal I lade være med
- At antage, at gamle kopier er læsbare · prøv en, før I opsiger.
- At blande backup og arkiv · de har forskellige formål og tider.
- At stoppe den gamle løsning først · lad dem overlappe.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Format, lager og nøgler for backup-løsningen.
- ☐ En testet gendannelse af en gammel kopi uden for produktionen.
- ☐ Hvad der sker med kopier ved ophør.
- ☐ En beslutning om bevaring og sletning.
- ☐ Hvem der kan gendanne uden leverandørens hjælp.
- ☐ En overlappende periode ved skifte.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 2, nr. 32 og 38, og art. 30.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find den ældste kopi, I regner med, og gendan den uden for produktionen i denne måned. Tag derefter spørgsmålet om bevaring op med ledelsen, så der ligger en beslutning.
Læs også: Sletning ved ophør · Test af gendannelse, når I ikke styrer miljøet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
