Et stop omsættes til egne tal ved at opgøre, hvad forretningen mister pr. dag for én funktion, og hvordan det tal udvikler sig, jo længere stoppet varer. Det tal giver en tolerance: den længste tid, ledelsen vil acceptere, og som planen og testen derefter skal måles imod.
Tab ved nedbrud er meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Generelle tal for omkostning ved nedetid siger derfor intet om jer, og sitet bruger ingen. Metoden nedenfor kan laves i et regneark af økonomi og en systemejer, og der står ingen kroner her, fordi alle tal er jeres.
Regn på funktionen
Start med den funktion, systemet bærer: ordremodtagelse, produktionsplanlægning, fakturering, løn eller kundeservice. Et system kan bære flere funktioner, og de rammes forskelligt. Lav én række pr. funktion. Det, I allerede har fra konsekvensanalysen med dag 1, dag 3 og dag 10, kan bruges direkte.
Spørg for hver funktion, hvad I reelt kan gøre uden systemet. Kan ordrer tages på papir i to dage, er tabet lille de to dage og stort bagefter.
Fem poster i dagens tab
Tabt dækningsbidrag. Brug bidraget frem for omsætningen, for de varer, I ikke sender, koster heller ikke noget. Tal fra regnskabet divideret med arbejdsdage giver et udgangspunkt. Tag højde for sæson, for en dag i højsæsonen er noget andet.
Salg, der er udskudt, og salg, der er tabt. Noget indhentes bagefter, og noget går til en konkurrent. Bed salg om et skøn, og mærk det som skøn.
Ekstra arbejde. Timer til manuelle omveje, til at indtaste bagefter og til at rydde op. Det kan være den største post, når forretningen kører videre på nødprocedurer.
Folk uden arbejde. Lønnen løber, når produktion eller kontor står stille. Brug antallet af berørte og jeres egne interne satser.
Aftaler med andre. Bod eller kompensation til kunder, som jeres kontrakter beskriver, og ekstra udgifter til fragt eller underleverandører for at holde en leverance.
Lad det, der ikke kan måles, stå i ord: omdømme, kunder, der ikke kommer tilbage, medarbejdere, der er pressede. Prøv ikke at sætte en præcis værdi på noget, ingen kan opgøre. Det svækker resten af arket.
Tabet er sjældent lige stort hver dag
En enkelt dagssats vildleder, fordi tabet ændrer form. Lav derfor tre eller fire punkter på en tidslinje, fx første dag, tredje dag, anden uge og fjerde uge. Mange funktioner klarer sig de første dage på lagerbeholdning og tålmodighed, hvorefter tabet stiger brat. Andre rammes hårdest den første dag. Lønkørslen har en bestemt dato, og det er den dato, der gælder.
Sæt to skøn på hvert punkt, et lavt og et højt, begge med dato.
Fra tab til tolerance
Sæt nu ledelsen foran kurven, og stil ét spørgsmål: hvor længe kan vi leve med det? Svaret er tolerancen for funktionen. Den kan oversættes til de begreber, I bruger om RTO og RPO, altså den tilladte nedetid og det tilladte datatab.
Tolerancen er det, der gør regnestykket brugbart i planen. Den giver tre konkrete anvendelser:
- Planens tid ud holdes op mod tolerancen. Er vejen længere, skal der findes en mellemløsning, fx en reserveløsning.
- Testen får et mål, og kriterierne for, hvornår den er bestået, kan skrives med tallet.
- Business casen får sin vigtigste række.
En forretningskonsekvensanalyse er for øvrigt et krav for visse digitale udbydere efter gennemførelsesforordning (EU) 2024/2690, bilaget punkt 4.1.3. De fleste læsere af dette site står uden for den regel, så her er det alene en model, der viser, at tanken er velkendt.
Sæt tallet i sammenhæng
Et højt dagstab er ikke i sig selv et argument for en plan. Spørg også, om planen ville forkorte stoppet. Efter et nedbrud på et par timer ændrer en exit-plan ingenting. Ved et stop på uger er det netop den, der afgør, hvor hurtigt I kan handle. Sammenhold derfor dagstabet med den varighed, I forventer med og uden plan. Det, der betyder noget, er forskellen mellem de to.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Første gennemgang kræver økonomi og en systemejer i et par timer pr. funktion. Tallene behøver ikke være fine. Et groft tal med dato er bedre end et præcist tal, ingen kan genfinde. Skriv overslaget som et spænd, og regn det efter, når forretningen har ændret sig mærkbart.
Uden tallet bliver tolerancen en følelse. Testen får intet mål, og planen kan være for langsom, uden at nogen opdager det. I en krise vil tallet blive regnet i hast af en, der har andet at se til. Tallet kan også bruges, selv om intet sker. Det hjælper ved beredskab, forsikring og prioritering af andre IT-projekter.
Det skal I lade være med
- At bruge omsætning som tab · det overvurderer typisk stoppet.
- At låne dagssatser fra artikler og rapporter · de bygger på andres forretning.
- At regne med samme tab hver dag · kurven er det, der fortæller noget.
- At beslutte tolerancen i IT · den er en ledelsesbeslutning.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Tab pr. dag for hver kritisk funktion, med lav og høj vurdering.
- ☐ Tidslinje med tre eller fire punkter.
- ☐ Tolerancen, besluttet af ledelsen, med dato.
- ☐ Poster beskrevet i ord, hvor tal ikke giver mening.
- ☐ Sammenhængen mellem tolerance, tid ud og test.
Kilder
- Gennemførelsesforordning (EU) 2024/2690: bilaget punkt 4.1.3. Gælder bestemte digitale tjenester og bruges her som model.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Vælg den funktion, I ville savne først. Lav rækken i arket sammen med økonomi, og giv ledelsen spørgsmålet om tolerance på næste møde.
Læs også: Det koster at mangle en plan · Business case for en exit-plan
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
