Exit‑plan for Google Workspace

En exit-plan for Google Workspace beskriver, hvordan I får mail, filer, chat og kalender ud med administratorens eksportværktøj, og hvad der skal ske med Docs-filer, scripts og login. Det vigtigste punkt er tidspunktet. Eksport af kernedata kræver et aktivt abonnement, så eksporten skal laves før opsigelsen.

Googles dokumentation er læst 6. november 2026 og kan have ændret sig, når I læser dette. Vi stiller de fem faste platformsspørgsmål her, uden rangering og uden anbefaling. Planen kræver ingen beslutning om at forlade Google.

Hvad der er bundet

Google Workspace er bygget op om egne dokumentformater. En Google Docs-fil lever i tjenesten, og fordelen er samarbejdet i browseren. Bindingen består derfor af filer, der skal konverteres, når de forlader tjenesten, og af det, der er bygget ovenpå: scripts i Apps Script, formularer, delinger og tilføjelser. Login til andre systemer kan også ligge her, se login som afhængighed.

Hvad der kan komme ud

Google har to veje. Google Takeout er til den enkelte bruger, og søgningen “google takeout virksomhed” fører derfor ofte forkert. Takeout dækker ikke en organisation. Til eksport af google workspace som helhed bruger en superadministrator Data Export-værktøjet i administrationskonsollen.

Værktøjet henter blandt andet data fra Gmail, Drive og delte drev, Kalender, Chat, Kontakter, Grupper, Keep og Opgaver. Med Vault-licenser kommer også slettede data med, der er bevaret i Vault. Følgende skal stå i planen:

Krav til kontoen. Superadministrator med en konto på mindst 30 dage og totrinsbekræftelse slået til.
Aktivt abonnement. Data fra kernetjenester udelades, hvis abonnementet er opsagt eller suspenderet.
Ventetid. Eksporten er tidligst tilgængelig efter 48 timer, og alle superadministratorer får besked. Kørslen varer typisk 72 timer, og Google nævner 14 dage som øvre grænse.
Levetid. Data lander i Google Cloud Storage. Ved Googles egen lagerplads slettes de automatisk 60 dage efter, at eksporten er startet, og ved store eksporter tidligere for de enkelte filer, så tiden skal regnes ud.
Store organisationer. Med over 1000 brugere skal I kontakte support, før I bruger værktøjet. Højere udgaver har en anden fremgangsmåde.

Enkeltfiler fra Docs, Sheets og Slides kan gennem Drive-grænsefladen hentes i formater som .docx, .xlsx og .pptx og de åbne .odt, .ods og .odp. Hvilket format det samlede værktøj giver, skal I se i jeres egen prøve.

Hvad der mangler

Konvertering. En fil, der skifter format, kan miste layout, kommentarer og forslag. Se, hvad der sker med netop jeres skabeloner. Baggrunden for formater som binding står på digital-suveraenitet.dk.

Vault. Har I regler for opbevaring eller tilbageholdelse i Vault, slås de fra, når abonnementet opsiges. Google skriver, at data skal eksporteres, før I skifter udgave eller opsiger. Har I pligter, der hviler på den opbevaring, skal det stå i planen.

Rettigheder og delinger. Delinger og links peger på tjenesten. Beskriv dem, og regn med, at de skal laves igen.

Scripts og formularer. Apps Script er bygget til platformen. Det kan hentes som en fil gennem Drive-grænsefladen, men skal typisk skrives om. Se det, ingen har på listen.

Data Act (dataforordningen). Googles side om skift efter Data Act og siden om flytning af data gælder Google Cloud. Den sidste skriver udtrykkeligt, at den ikke gælder Workspace, og henviser til administratorhjælpen. Vi fandt den 6. november 2026 ingen Workspace-side, der gennemgår skifteregler og frister. Kommissionens FAQ, som er vejledende, giver ingen SaaS-type en særstilling, så spørg leverandøren skriftligt, se spørg leverandøren om exit.

Hvad der skal testes

Test tiden og resultatet på en begrænset del:

Eksportér en afdelings data gennem den vej, jeres udgave tilbyder. Notér start, slut og størrelse.
Hent filerne ud af Cloud Storage. Tjek, hvem der kan se dem imens.
Åbn mail, Docs-filer og regneark i andre programmer, helst dem, I ville bruge.
Vælg de ti vigtigste skabeloner eller regneark, og sammenlign dem med originalen.

Regneark med formler er ofte der, hvor forskellene viser sig. Fremgangsmåden står i test en eksport nu.

Hvad planen skal rumme

Planen skal rumme eksportvej og udgave, hvem der er superadministrator, hvor data skal ende, datoer regnet baglæns fra opsigelsen, konverteringens resultat, listen over scripts og formularer, hvad der sker med Vault, og hvordan domæne og login håndteres. Rækkefølgen skal være tydelig, så opsigelsen først sker, når kopien er kontrolleret.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

En prøve kræver få timers arbejde spredt over nogle dage, fordi eksporten tager tid. Gennemgang af scripts og formater afhænger af, hvor meget der er bygget. Sæt timer på i en lav og en høj udgave, og skriv datoen på.

Prisen for at vente er størst i det ene tilfælde, hvor abonnementet stopper, før eksporten er taget. Så kan kernedata mangle i værktøjet. Regn i egne tal: hvad koster det pr. dag uden adgang til mail og filer, og hvor meget af jeres dokumentation findes kun i Docs-format? Planen giver også noget i dag, nemlig en kendt eksporttid og en liste over scripts, som også er nyttig, når en medarbejder stopper.

Det skal I lade være med

At opsige først og eksportere bagefter · kernedata udelades efter opsigelse.
At bruge Takeout som organisationens eksport · det er brugerens værktøj.
At lade eksporten ligge · den slettes automatisk.
At antage, at reglerne for Google Cloud gælder Workspace · spørg.

Det skal planen kunne vise

☐ Eksportvej for jeres udgave og krav til kontoen.
☐ Målt tid fra en prøve med dato.
☐ Resultatet af konvertering af de vigtigste filer.
☐ En liste over scripts, formularer og tilføjelser.
☐ Hvad der sker med data i Vault.
☐ En tidsplan, hvor opsigelse kommer efter kontrolleret kopi.

Kilder

Alle læst 6. november 2026. Googles sider er på engelsk.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Find ud af, hvilken eksportvej jeres udgave har, og hvem der er superadministrator. Lav derefter en prøve med én afdeling, og tag resultatet med i beslutningen.

Læs også: Er det hele kommet med? · Egen kopi uden for leverandøren

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Skal I have en plan B?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad der sætter arbejdet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ikke indgået forhandleraftaler med leverandører.

Eller kontakt os på