Spørg som en del af jeres eget overblik over kritiske systemer, på et roligt tidspunkt og på skrift. Sig, at I samler oplysninger til jeres beredskab, og at intet skifte er på vej, hvis det er sandt.
Mange udskyder spørgsmålet af frygt for relationen. Spørgsmålet er dog almindeligt i dag, og en leverandør med styr på tingene har svaret liggende. Kunder stiller krav, NIS2-arbejdet fylder, og flere virksomheder skal kunne dokumentere deres leverandørforhold. Hvordan samtalen typisk opleves, er beskrevet hos ekstern-it-chef.dk. Her er opgaven at få svar, I kan bruge i planen.
Vælg tidspunkt og afsender
Den bedste tid er en rolig periode uden åbne sager, fx som punkt på et fast opfølgningsmøde. Den værste er midt i en tvist om en faktura eller lige før en fornyelse, for her vil spørgsmålet blive læst som en forhandlingsmanøvre. Vil I bruge svarene til fornyelsen, så stil dem i god tid, se kontrakten fornyes om et halvt år.
Lad den, der ejer forholdet til leverandøren, spørge. Det er tit IT-chefen eller økonomichefen. Et brev fra en advokat eller direktøren alene sender et andet signal. Har I ingen fast kontakt, så skriv til kontaktpersonen på aftalen og bed om, at mailen sendes til den rette.
Køber I gennem en forhandler, skal spørgsmålet gå dertil, og svaret kan ende hos producenten, se købt gennem en partner.
Formuleringer, der virker
Åbn med grunden, og vær konkret. Et udkast I kan tilpasse:
> Vi er ved at samle overblik over vores kritiske systemer som en del af vores beredskab, og vores ledelse har bedt om en beskrivelse af, hvad der skal til, hvis et system en dag skal overdrages. Vi har ingen planer om at skifte. Vil I hjælpe os med svar på nedenstående, gerne inden for den næste måned?
Er det rigtigt, at en kunde eller bestyrelsen har bedt om det, så skriv det. En ekstern grund gør det lettere for begge parter. Skriv kun det, der passer. Overvejer I faktisk et skifte, må I lade sætningen om, at I ingen planer har, ude.
Syv spørgsmål til leverandøren om exit
- Hvilke data og opsætninger kan vi få ud, og i hvilke formater?
- Hvordan bestiller vi en eksport, og kan vi prøve det nu?
- Hvor lang tid tager en fuld eksport med vores datamængde?
- Hvordan foregår et ophør hos jer, og findes der en beskrivelse af det?
- Hvad kan I hjælpe med ved en overdragelse, og hvordan afregnes det?
- Hvad sker der med data og backup efter ophør, og får vi det bekræftet?
- Hvilke underleverandører indgår i leverancen?
Spørgsmålene handler om praktik, og det gør dem lette at besvare. Spørgsmål om jurisdiktion og moderselskab er et andet spor, og digital-suveraenitet.dk har seks af dem.
Det, leverandøren allerede skal oplyse
For cloudtjenester, som Data Act (dataforordningen) kalder databehandlingstjenester, er noget af det en pligt for udbyderen. Procedurer for skift, metoder, formater og kendte begrænsninger skal udbyderen gøre rede for, og der skal henvises til et onlineregister (art. 26). På sit websted skal udbyderen oplyse den jurisdiktion, infrastrukturen er underlagt (art. 28). Aftalen skal også forpligte udbyderen til at bakke kundens exitstrategi op med de oplysninger, der er relevante (art. 25, stk. 2, litra b).
Læs derfor udbyderens webside, før I skriver. Så stiller I bedre spørgsmål, og I kan henvise til det, der står. Skriv “udbyderen oplyser på sin side”, og lad paragrafferne blive i baghånden. Det er sjældent nødvendigt at citere loven i første mail.
DI anbefaler i sit materiale om plan B at kortlægge, tjekke muligheder for at skifte og udpege alternativer, og nævner, at en plan kan styrke forhandlingspositionen. Det er en sidegevinst. Spørgsmålene skal stilles for at få svar.
Sådan læser I svaret
Klart svar med dokumentation. Leverandøren har prøvet det før. Skriv det ind i planen med dato, og aftal en testeksport.
Henvisning til vilkårene. Læs dem, og stil de spørgsmål, der er tilbage. Et generelt svar er stadig et svar.
“Det finder vi ud af, når det bliver aktuelt.” Det betyder, at der ikke findes en beskrevet proces. Planen må regne med, at den skal laves, og at tiden er ukendt.
Ingen svar. Rykker I én gang uden svar, er tavsheden også en oplysning. Den kan skyldes travlhed eller en lille organisation. Vurdér den nøgternt, og skriv den ned. Gentager det sig på et kritisk system, er det et punkt til ledelsen, se hold øje med leverandørerne.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Arbejdet er lille. En mail tager kort tid at skrive, og det, der kræver tid, er at læse svaret og føre det ind i planen. Regn med et lavt og et højt timetal pr. leverandør, begge dateret. Leverandøren bruger også tid, og et større arbejde kan koste ekstra, så spørg ind til det, hvis svaret kræver særlige analyser.
Spørger I ikke, bygger planen på gæt. Det viser sig, når I skal regne på tid, og når opsigelsen er sendt, og spørgsmålet stilles i en dårlig stemning. Prisen er ekstra uger og et svagere udgangspunkt, som I kan opgøre i egne tal mod det, et stop koster.
Svarene gavner, selv om I aldrig flytter. De giver dokumentation til kunder og tilsyn og afslører ofte huller i overblikket.
Det skal I lade være med
- At antyde, at I overvejer at gå, hvis I ikke gør · det koster tillid og giver dårligere svar.
- At skrive, at I intet overvejer, hvis det ikke er sandt · sig kun det, der passer.
- At sende et langt spørgeskema · syv spørgsmål får svar, hvor halvtreds bliver liggende.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Hvem der har spurgt, hvornår, og til hvem.
- ☐ Leverandørens svar på skrift med dato.
- ☐ Hvad udbyderen oplyser på sin webside, med dato.
- ☐ Hvilke spørgsmål der står åbne, og hvad I gør ved dem.
- ☐ Hvornår spørgsmålene stilles igen.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25, stk. 2, litra b, og art. 26 og 28.
- DI: Plan B for kritiske teknologier: brancheorganisationens råd, set 6. november 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Send mailen til leverandøren af jeres mest kritiske system i denne uge, og sæt en dato for opfølgning. Brug svaret til at afgøre, hvor meget af planen I selv kan lave.
Læs også: Kontrakten siger intet om exit · Ophørsbistand
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
