En exit-plan for ERP forbereder det, der kan forberedes, uden at nogen starter et skifteprojekt: en datakopi, en liste over tilpasninger og hvem der har rettighederne til dem, en oversigt over integrationer og en vej til regnskabsmaterialet. Et ERP-skifte tager lang tid, og derfor kan I sjældent nå at gøre det, når behovet opstår. Planen skal holde jer kørende og give jer tid.
ERP er det system, der samler økonomi, ordrer, lager og ofte produktion. Vi nævner her ingen produkter, da svaret afhænger af jeres eget system. Skal I skifte erp system nu, er ledelsen af projektet et andet emne, se ERP-skift: hvem leder projektet?. Artiklen slutter, hvor det begynder.
Hvad der er bundet
Et ERP binder på flere måder end de fleste systemer. Data ligger i egne tabeller med interne numre. Forretningens regler er bygget ind som opsætning og tilpasninger. Andre systemer taler med det hele dagen: webshop, bank, løn, lager, EDI og rapporter. Og medarbejderne har arbejdsgange, der følger skærmene.
Køres systemet som cloudtjeneste, kan skiftereglerne i Data Act (dataforordningen) gælde. Køres det som licens på egne servere eller som klassisk drift hos en partner, må I gå ud fra aftalen, se kontrakter uden for Data Act.
Hvad der kan komme ud
Data kommer først. Spørg om, hvad der kan hentes, og i hvilket format. Grunddata som kunder, leverandører, varer og kontoplan er ofte enkle. Transaktioner er tungere: posteringer, ordrer, fakturaer og lagerbevægelser med koblinger. Et ERP har ofte rapporter og eksportfunktioner, men en fuld kopi kan kræve hjælp fra leverandøren.
Hvad der mangler
Tilpasninger. Kan de følge med, og hvem ejer dem? Rettighederne kan ligge hos leverandøren, partneren eller jer, og det står i aftalen. Spørg konkret, om I må få kildekode eller beskrivelser. Rettigheder er et spørgsmål til advokat, hvis aftalen er uklar.
Integrationer. En liste over, hvad der kommer ind og går ud, hvor ofte, og hvem der ejer forbindelsen. Se integrationer i exit-planen.
Rapporter og opsætning. Rapporter, moms- og kontoopsætning, beregningsregler og godkendelsesflows bor i systemet. Se det, ingen har på listen.
Regnskabsmateriale. Efter bogføringsloven § 12 skal materialet gemmes betryggende i 5 år fra regnskabsårets udgang. § 13 kræver, at det er sikret mod ødelæggelse, fejl og misbrug. Pligten følger virksomheden, også når et system skifter. Ved et stop skal materialet altså kunne læses, selv om systemet er væk. Hvor det kan ligge, og hvordan formen skal være, afhænger af jeres system, herunder om det er registreret, så tjek det mod reglerne for digital bogføring. Det er vores forenkling. Praktiske spørgsmål står i regnskabsmateriale ved systemskift, og arkivet står i arkivet efter exit.
Hvad der skal testes
Testen er en prøveeksport, der bruges til noget:
- Bed om en fuld eksport af én regnskabsperiode og ét års ordrer.
- Åbn den uden for ERP-systemet, fx i et regneark eller en database.
- Find en bestemt faktura, og følg den til ordren, kunden og posteringen.
- Prøv at svare på en revisors spørgsmål alene ud fra eksporten.
- Lav en saldobalance for perioden, og sammenlign med systemet.
Består det, har I data i et brugbart format. Består det ikke, ved I, hvad I skal spørge om. Fremgangsmåden står i er det hele kommet med?.
Test også reservedriften. Hvordan laver I fakturaer og plukker varer i tre dage uden systemet? En kort øvelse med en afdeling viser mere end et notat. Se hvor længe kan I undvære systemet?.
Hvad planen skal rumme
Planen samler dataudtræk og format, tilpasninger og rettigheder, integrationer, rapporter, regnskabsmateriale, reservedrift, hvem der hos leverandøren eller partneren kan hjælpe, og hvad aftalen siger om ophør. Sæt et realistisk tidsrum på. Et erp skifte er et projekt, så tiden til et nyt system er en anden tid end tiden til at blive kørende. Skriv begge dele.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Første udgave kræver økonomi, IT og en bruger fra lager eller ordre i et par uger med lav intensitet, plus prøveeksporten. Leverandørens hjælp kan være en post for sig. Spørg, hvad en eksport kræver, og læg det i overslaget. Timetallet skrives med en lav og en høj ende, dateret. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Omkostningen ved at lade være kan være meget stor og er sjældent sandsynlig. Beskriv den roligt: hvad mister I pr. dag uden ordrer og fakturering i jeres egne tal, og hvor længe? Hold det op mod udbyttet, som kommer, selv om I aldrig skifter. I får et datamateriale, I kender, og en liste over tilpasninger, der gør enhver opgradering lettere. Dertil kommer et bedre svar til revisor, og et stærkere udgangspunkt, når aftalen skal fornyes.
Det skal I lade være med
- At vente til skifteprojektet · så er det for sent at forhandle om adgangen.
- At antage, at I ejer tilpasningerne · tjek aftalen.
- At se en eksport af grunddata som kopi af ERP’et · transaktionerne er det, I mangler.
Det skal planen kunne vise
- ☐ En prøveeksport med dato, og hvad den kunne bruges til.
- ☐ En liste over tilpasninger og hvem der har rettighederne.
- ☐ En liste over integrationer med ejere.
- ☐ Hvordan regnskabsmateriale kan læses i 5 år.
- ☐ En fremgangsmåde for drift uden systemet i nogle dage.
- ☐ Hvad aftalen siger om ophør og bistand.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 og § 13.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed leverandøren om en fuld eksport af én regnskabsperiode, og lad økonomi prøve at bruge den. Tag resultatet med, når ledelsen skal afgøre, hvor grundig planen skal være.
Læs også: Ophørsbistand · Købt gennem en partner
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
