Kortlægning

Kortlægningen afgør, hvilke systemer der skal have en plan, og hvor meget arbejde der gemmer sig i dem. Beslutningen træffer forretningen, for det er dér, tabet mærkes, og IT kan sjældent alene sige, hvad der må stå stille. Resultatet er en kort liste over systemer rangeret efter tab, med en tolerance for hvert af dem og en optælling af det, der hænger fast. Siden fører jer gennem de to dele: det, der er vigtigt, og det, der er bundet.

Rækkefølgen

Begynd med forretningens funktioner, og find systemerne bag dem. Ordrebehandling, løn og kundeservice er mere brugbare udgangspunkter end en liste over licenser. Når I ved, hvad der ikke må stå stille, kan I sætte en tolerance: hvor længe, og hvor meget data må gå tabt. Derefter kan I tælle integrationer og læse ejerforhold, for det arbejde skal kun gøres for de systemer, der er kommet med på listen.

Det, der ikke må stå stille

• Hvilke systemer kan I ikke undvære? Lad forretningen afgøre det Systemlisten rangeret efter tab, ikke efter hvad IT bruger mest tid på.
• Hvad sker der dag 1, dag 3 og dag 10 uden systemet? En enkel analyse med en tidsakse, der også kan bruges i beredskab og business case.
• Hvor længe kan I undvære systemet? RTO og RPO for ledelsen To mål, som gendannelse og exit kan holdes op imod.

Det, der hænger fast

• Integrationer: tællingen, der afgør tiden i planen Hver kobling får en ansvarlig og en plads i tidsplanen.
• Login og to-faktor: den afhængighed, der rammer alle på én gang Apps bag samme login kortlagt, før det haster.
• Det, ingen har på listen: makroer, flows, rapporter og scripts Logikken i afdelingerne, som ingen har købt, men mange er afhængige af.

Det, I måske ikke selv ejer

• Hvem ejer kontoen, domænet og abonnementet? Det, der står i leverandørens navn, kan flyttes hjem, mens forholdet er godt.
• Købt gennem en partner: hvem er det, I kan opsige? Tre lag i aftalen, og hvad de betyder for data og adgange.
• Jeres SaaS kører på en andens cloud: hvad betyder det for planen? Hændelser, der rammer jer gennem en leverandørs leverandør.

Når listen er lavet

Kortlægningen er færdig, når ledelsen kan pege på de få systemer, der skal have en plan, og forklare hvorfor. Mange virksomheder ender med en håndfuld. Resten får en kort begrundelse og kan vente, eller får lov at stå, som filteret for spildte planer viser. Listen er også råvaren til de næste trin: felterne i planen og gennemgangen af kontrakten.

Har I ingen IT-afdeling, kan leverandøren hjælpe med fakta om systemer og integrationer, mens vurderingen af tab skal komme fra jer. En forretning kan godt rangere sine systemer, selv om den ikke ved, hvordan de hænger sammen teknisk.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Kortlægningen kræver få møder med dem, der bruger systemerne, og noget tid hos IT eller leverandøren til at tælle koblinger. Skriv arbejdet ned i timer pr. rolle. Tabet for hver dag uden systemet opgøres i egne tal, og I får dermed det tal, en senere business case skal bruge. Uden kortlægningen bliver tiden brugt på de systemer, der råber højest, og det, der holder forretningen oppe, kan stå uden plan. Overblikket har værdi, selv om intet flytter sig, for det samme materiale kan bruges over for kunder, ved NIS2-arbejde og ved næste indkøb.

Det skal I lade være med

• At starte med licenslisten · begynd med det, forretningen ikke kan undvære.
• At lade IT vurdere tabet alene · IT ved, hvad der kører, og forretningen ved, hvad det koster.
• At kortlægge alt lige grundigt · dybden hører til de kritiske systemer.

Det skal planen kunne vise

• ☐ En rangeret systemliste med en begrundelse pr. system.
• ☐ En tolerance for tid og datatab, godkendt af ledelsen.
• ☐ Antal integrationer og en ansvarlig for hver.
• ☐ Hvem der ejer konti, domæner og abonnementer.
• ☐ Partnere og underleverandører, så vidt I kan se dem.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Bed tre ledere om hver at skrive de to systemer, de savner først, og læg listerne ved siden af hinanden. Tag derefter stilling til, hvilke der skal have en plan.

• Business case for en exit-plan
• Hvilke systemer kan I ikke undvære?

Læs også: Plan B for ledelsen · Kontrakten · Spørgsmål om exit-planer

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT