Fornyes kontrakten om et halvt år, skal I lægge exit-arbejdet baglæns fra den sidste dag, I kan opsige. Det er sjældent fornyelsesdatoen, men en dato før. Regn derfra og tilbage, så systemet er kortlagt, testet og spurgt om, inden der skal træffes en beslutning. Et halvt år er nok, hvis I går i gang nu, og fornyelsen bliver et af de få tidspunkter, hvor arbejdet ligger naturligt.
Artiklen handler kun om planen og testen. Selve forhandlingen og prisen er ikke emnet, og heller ikke, om I skal blive eller gå. Hvad I får ud af arbejdet, er en dateret viden om, hvad det vil kræve at komme ud, og den kan bruges, uanset hvad I vælger. Fornyelse og varsel i bredere forstand står i kontraktoversigten.
Find den rigtige dato
Tre datoer skal stå øverst i planen, og mange kontrakter skjuler dem i et bilag:
- Fornyelsesdatoen. Den dag, ny periode begynder.
- Sidste opsigelsesdag. Fornyelsesdatoen minus varslet. Fornyer kontrakten sig automatisk, er det her den rigtige frist ligger.
- Beslutningsdatoen. Den dag, ledelsen senest skal beslutte. Læg den mindst en måned før sidste opsigelsesdag.
Er der tale om en cloudtjeneste, gælder der også regler om skift i Data Act (dataforordningen). Art. 25, stk. 2, litra d, sætter opsigelsesfristen for at indlede et skift til højst to måneder. Så kommer højst 30 kalenderdages overgang efter litra a, medmindre det ikke er teknisk muligt. I så fald har udbyderen 14 arbejdsdage til at melde tilbage med en alternativ periode på højst syv måneder, jf. stk. 4. Dataudtræk skal kunne ske i mindst 30 kalenderdage bagefter, jf. stk. 2, litra g. Forordningen retter sig mod udbyderen, og jeres rettigheder hviler på den aftale, udbyderen skal tilbyde. Om jeres tjeneste er omfattet, og hvordan reglerne spiller sammen med en bindingsperiode, er et spørgsmål til advokat. Vi forenkler her, og fristerne er rammer for selve skiftet. De ændrer ikke på, hvornår jeres aftale fornyes.
Læs også, hvad fornyelsen binder jer til: hele aftalen, eller kun nogle licenser? Ligger der tilkøb med en anden dato? Det hører med i planen.
Måned for måned
Her er en mulig tidsplan med seks måneder til sidste opsigelsesdag. Har I mindre tid, så tag trinnene i samme rækkefølge, og spring det sidste af hvert trin over.
Seks måneder før. Find kontrakten med alle bilag, og skriv de tre datoer ind. Udpeg en ejer. Afgør, om systemet er vigtigt nok til en plan, eller om det kan klares med en kort note. Det er helt i orden, at svaret er nej, se hvornår er en exit-plan spild af tid?.
Fem måneder før. Kortlæg. Hvilke data ligger der, hvilke integrationer hænger på, hvem bruger det, og hvad findes der af rapporter og flows, som ingen har på listen?
Fire måneder før. Test. Tag en eksport, åbn den et andet sted, og mål tiden. Det er den vigtigste måned. En måling er mere værd end en mening, og testen viser, hvad der mangler, mens I stadig har tid til at reagere.
Tre måneder før. Spørg leverandøren. Hvad indgår i en ophørsbistand? Hvilke formater? Hvor længe er data tilgængelige efter ophør? Sådan spørger I uden at det lyder som en trussel. Stil spørgsmålene som almindelige spørgsmål om planen.
To måneder før. Skriv resultatet sammen. En kort opsummering af, hvad det vil kræve at komme ud: tid, arbejde og roller, som et spænd fra lavt til højt med dato. Læg det ind i planen, og gør beslutningsgrundlaget klart.
En måned før. Ledelsen træffer beslutningen, og opsigelse eller fornyelse håndteres. Eventuelle ændringer til exit-vilkår skal være bragt op i god tid, og de hører til forhandlingen. Skriv beslutningen ind i planen.
Hvad gør I, når der kun er tre måneder?
Mange opdager fornyelsen sent. Skær så ned til tre ting: find datoerne, lav eksporttesten, og skriv ét afsnit om, hvad den viste. Så hviler beslutningen på noget, selv om den egentlige plan må vente. Sæt samtidig næste års arbejde i kalenderen, gerne tolv måneder før næste fornyelse.
Er sidste opsigelsesdag overskredet, er det ikke forgæves. Testen giver stadig viden, og de næste år af kontrakten er en god periode til at lave planen færdig uden tidspres.
Hvis I ikke kan forhandle
Standardvilkår ændrer sig ikke, fordi I spørger. Tidsplanen virker alligevel, for alt det ovenfor er jeres eget arbejde. I ved bagefter, hvad I selv skal kompensere for, fx med en egen kopi, og I kan se, om vilkårene er ændret siden sidst. Mere om det i standardvilkår, I ikke kan forhandle.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
For et system af almindelig størrelse er tidsplanen typisk nogle dages arbejde fordelt på seks måneder, plus den tid, en eksport tager. Det er en ejer, en person fra IT eller IT-leverandøren og en repræsentant for dem, der bruger systemet. Hvert trin får sit eget lave og høje skøn med dato. Vil I have hjælp til at skrive planen, er det samme materiale udgangspunktet. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Springer I arbejdet over, fornyer I uden viden. I binder jer i endnu en periode, og det næste vindue for at gøre noget er måske flere år væk. Så er det kalenderen, der har truffet beslutningen. Hold de få arbejdsdage op imod, hvad det vil koste dagligt, hvis I en dag må ud med kort varsel uden forarbejde. Udbyttet, selv hvis I fornyer som planlagt: en test, en dateret vurdering og en plan, der kan bruges af bestyrelse og kunder.
Det skal I lade være med
- At regne ud fra fornyelsesdatoen · det er sidste opsigelsesdag, der styrer.
- At blande exit-arbejdet med prisforhandlingen · planen skal stå for sig selv og kan bruges bagefter.
- At opgive, fordi tiden er kort · én eksporttest er bedre end ingen viden.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Fornyelsesdato, sidste opsigelsesdag og beslutningsdato.
- ☐ En tidsplan med ejer pr. måned.
- ☐ Resultatet af testen og leverandørens svar med dato.
- ☐ Ledelsens beslutning, og hvornår arbejdet begynder før næste fornyelse.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25, stk. 2, litra a, d og g, og stk. 4.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find kontrakten i dag, regn sidste opsigelsesdag ud, og læg de seks trin i kalenderen. Når testen er lavet, er ledelsen klar til at tage stilling.
Læs også: Exit-vilkår i kontrakten · Årshjul for exit-arbejdet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
