Dataudlevering

Data er det, I ikke kan købe igen. Beslutningen på denne side er, hvad der skal kunne komme med ud, og om noget af det skal ligge hos jer allerede nu. En eksport kan se fuldstændig ud og alligevel mangle historik, rettigheder og sammenhænge, og en fil kan være uden værdi, hvis intet andet system kan læse den. Artiklerne går fra listen over det, I vil have, over vejen ud, til kontrollen af resultatet, og de slutter, hvor flytningen begynder.

To spørgsmål at afgøre pr. system

Skal I hente data, når det bliver aktuelt, eller have en kopi i forvejen? Leverandøren kan være væk eller lukket, når I har brug for dem, og det taler for en kopi. Omvendt koster en kopi arbejde, sikkerhed og opbevaring, så den skal begrundes. Det andet spørgsmål er, hvor længe data skal kunne læses, efter systemet er lukket. For regnskabsmateriale svarer loven, og for resten må forretningen svare. Bogføringsmateriale skal gemmes i 5 år efter regnskabsårets udgang.

Det, I vil have med

Hvilke data får I reelt ud? Eksporterbare data og digitale aktiver Data Act’s to begreber omsat til en liste over jeres egne data.
Det, der mangler i eksporten: metadata, historik, rettigheder og logfiler De steder, hvor sammenhængen forsvinder.
Arkivet efter exit: det, der skal kunne læses om fem år Format, adgang og en ejer, efter systemet er væk.

Vejen ud

Egen kopi uden for leverandøren: hvad den skal rumme Krav til en kopi, I kan læse uden leverandøren.
Hvor lang tid tager selve overførslen? Datamængde, begrænsninger og vinduer Egen måling, lagt ind i tidsplanen.
Persondata på vej ud: sikkerheden under selve flytningen Transport, midlertidig opbevaring og hvem der ser kopien.

Når det går galt, og når det er gået godt

Leverandøren vil ikke udlevere jeres data Trinene fra kontrakten til den formelle henvendelse.
Er det hele kommet med? Sådan kontrollerer I en dataudlevering Optællinger, stikprøver og en underskrift, før adgangen lukker.

Sådan hænger det sammen med planen

Data står som et felt i planen for hvert system: hvad der ligger der, cirka hvor meget, og hvilke formater det forlader systemet i. Sæt metadata, historik og logs på egne linjer, for det er her, overraskelserne sidder. Når feltet er udfyldt, er næste skridt at prøve det af. En prøveeksport fortæller mere end nogen beskrivelse, og den giver et målt tal til tidsplanen. Køber I cloudtjenester, sætter Data Act frister for udtræk, og de skal lægges ind ved siden af jeres egne tal.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

En liste over data kræver tid fra systemejeren og IT. En egen kopi kræver mere: lagerplads, en konto uden for leverandøren, sikkerhed og nogen, der følger med i, at den bliver ved med at virke. Skriv det som poster i overslaget, med timer og roller, og læg beløbene i jeres eget ark. Mister I adgangen uden kopi, er tabet det, I ikke kan genskabe, og det opgøres i arbejde og omsætning hos jer selv. Et rimeligt regnestykke sammenligner kopiens løbende arbejde med det, data vil være værd for jer på den dag, I står uden. For en del systemer falder det ud til, at en udlevering ved behov er nok.

Det skal I lade være med

At gå ud fra, at en eksport er fuldstændig · kontrollér den, før adgangen lukker.
At gemme en kopi, ingen kan læse · formatet skal kunne åbnes uden leverandøren.
At glemme kopien, når den er lavet · den rummer de samme oplysninger som systemet og skal beskyttes på samme måde.

Det skal planen kunne vise

☐ Hvilke data og digitale aktiver der skal med ud.
☐ Formater, og hvad der kan læse dem.
☐ Hvad der ligger hos jer i forvejen, og hvad der hentes ved behov.
☐ En målt tid for udtræk af de vigtigste data.
☐ Hvem der kontrollerer udleveringen og skriver under.

Kilder

Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24/5 2022: § 12, stk. 1.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Vælg ét system, og skriv, hvad I ville mangle, hvis I i morgen stod med en eksport og intet andet. Afgør derefter, om det kræver en kopi hos jer, og lad ledelsen tage stilling i business casen.

Læs også: Test af eksport og gendannelse · Kontrakten · Spørgsmål om exit-planer

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT

Skal I have en plan B?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad der sætter arbejdet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ikke indgået forhandleraftaler med leverandører.