En exit-plan kræver tid fra dem, der kender systemet, kontrakten og forretningen, og arbejdets omfang afgøres mest af tre ting: antallet af systemer, antallet af integrationer, og om en kortlægning er lavet i forvejen. Efter første udgave er det løbende arbejde lille, så længe det ligger fast i kalenderen.
Der findes ingen retvisende tommelfingerregel for arbejdet, og sitet opfinder ingen. To virksomheder med samme mængde systemer kan have vidt forskellige opgaver. Den nedenstående beskrivelse hjælper jer med selv at vurdere ressourcerne til jeres exit-plan.
Det, der gør opgaven stor eller lille
Antal systemer. Hver plan står for sig. Start med de få, forretningen ikke kan undvære. Filteret for, hvornår en plan er spild, holder resten ude.
Integrationer. Et selvstændigt system med en enkelt eksport er en lille opgave. Et system, der taler med ti andre, kræver en samtale med hver ejer. Antallet af koblinger siger ofte mere om arbejdet end systemets størrelse.
Kortlægning. Har I en opdateret systemoversigt, leverandørliste og samlede kontrakter, er meget af vejen gået. Ligger kontrakterne i tre postkasser, og er oversigten fra sidste år, går de første dage med at finde frem.
Viden. Sidder det hele hos én tekniker eller hos leverandøren, skal den viden først hentes og skrives ned.
Modenhed. En virksomhed med egne IT-folk og faste procedurer kan bruge det, den har. En virksomhed, hvor IT-leverandøren er hele IT-funktionen, skal bruge mere tid på at stille spørgsmål. Det hænger sammen med måden, I arbejder på, og sjældent med antallet af ansatte.
Arbejdet i rækkefølge
For hvert system går arbejdet gennem de samme dele:
- Afgør, hvad systemet bærer, og hvor længe det kan undværes.
- Saml kontrakt, vilkår og bilag, og find varsel, binding og vilkår for dataudlevering.
- Kortlæg data, integrationer, login og den skjulte logik i afdelingerne.
- Vurder veje ud, herunder at blive, og lav et overslag i tid og arbejde.
- Skriv planen i de samme felter pr. system.
- Lad ledelsen godkende og tage stilling til det, planen viser.
- Prøv en del af den af, og ret planen efter resultatet.
De fleste dele er korte samtaler og læsning. Den tid, der løber løbsk, går til at vente: på et svar fra leverandøren, på en kontrakt, der ikke kan findes, eller på en systemejer, der er presset af driften.
Hvem der skal bidrage
Ledelsen beslutter, hvilke systemer planerne skal dække, og tager stilling til resultatet. Det er få møder, men de kan ikke undværes.
Systemejeren fra forretningen ved, hvad der må stoppe, og hvad der ikke må. Det er den vigtigste stemme, og den er ofte glemt.
Den IT-ansvarlige kender integrationer, konti og drift. Det kan være en intern IT-chef eller den, der styrer IT-leverandøren.
Den kontraktansvarlige kender aftalerne. I mindre virksomheder er det ofte økonomichefen.
Leverandøren svarer på spørgsmål og leverer dokumentation. Læs om hvor grænsen går for dens bidrag.
Én person skal samle det hele. Uden en ejer stopper arbejdet ved første travle periode, se hvem ejer exit-planen?.
Det løbende arbejde
En plan skal holdes i live, og det er en mindre, fast post. Den består af en gennemgang ved ændringer og mindst én fast dato om året, en test efter jeres egen rytme, en opdatering af overslaget og en kort status til ledelsen. Læg opgaverne ind i det, I har i forvejen. Et årshjul gør det synligt og forhindrer, at planen først bliver åbnet, når nogen spørger efter den.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Lav et overslag for første system som et spænd i timer for hver rolle. Lav det efter første plan om for de næste, når I ved, hvad der tog tid. Tag også ventetiden med, for den fylder i kalenderen, selv om den ikke fylder i timer.
Overlader I noget af arbejdet til en ekstern, flytter det sig fra skrivearbejde til samtaler, og jeres folk skal stadig bidrage. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Prisen for at lade være viser sig på et andet tidspunkt. Arbejdet med at finde kontrakter, kortlægge koblinger og afklare tider bliver ikke væk. Det falder bare på det tidspunkt, hvor en leverandør, en kunde eller et nedbrud sætter fristen. Der er opgaven større, for den skal løses ved siden af selve problemet. Og arbejdet giver noget før det: en samlet oversigt, kontrakter, der kan findes, og svar, I kan give videre.
Det skal I lade være med
- At gå i gang med alle systemer på én gang · tag de få, og lær af første plan.
- At lægge opgaven hos IT alene · forretningen skal svare på, hvad der må stoppe.
- At undervurdere ventetiden · svar udefra afgør ofte kalenderen.
- At afslutte projektet uden et løbende ansvar · planen forælder hurtigt uden en ejer.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Hvilke systemer planen dækker, og hvilke der er valgt fra.
- ☐ En navngiven ejer og en stedfortræder.
- ☐ Bidrag fra systemejer, IT, kontrakt og leverandør.
- ☐ Overslag over første udgave i timer pr. rolle.
- ☐ Løbende opgaver med dato i kalenderen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Sæt en time af til at tælle systemer og integrationer på den korte liste, og find ud af, om kontrakterne kan findes. Så ved I, om opgaven er lille eller stor, før nogen skal love noget.
Læs også: Hvem gør arbejdet? · Exit-overslaget
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
