Brugerne skal med i exit-planen med ét konkret svar: hvem skal kunne arbejde dag 1, og hvad skal de kunne? En teknisk plan, der flytter data korrekt, hjælper ikke meget, hvis ordrekontoret ikke kan sende en ordre. Det kræver ikke et uddannelsesprogram, mens intet flytter. Det kræver en kort liste, nogle navne og et par timers afprøvning.
Ved et almindeligt systemskifte er der tid til kurser, og det hører til projektet. I en exit-situation kan tiden mangle, og så gælder det de få personer, der holder de vigtigste opgaver kørende. Der findes ingen regel på området, så rådene her er vores vurdering. Offentlige erfaringer med store skift står under brugerne i skiftet. Her er det planlægningen i en privat virksomhed.
Hvem skal kunne arbejde dag 1?
Tag udgangspunkt i de systemer, I ikke kan undvære, og spørg forretningen om tre ting.
- Hvilke opgaver må ikke stoppe den første uge?
- Hvor mange personer skal til for at løse dem?
- Hvilke af dem kan arbejde i en ny eller midlertidig løsning uden hjælp?
Svaret er tit overraskende kort. Fakturering, kundeservice, lagerudtag og løn kan måske klares af nogle få. Resten af virksomheden kan vente nogle dage. Den gruppe er kernen, og planen behøver i første omgang kun at gælde dem.
Skriv navne på roller frem for personer, og sæt en stedfortræder på. En plan, der hviler på én bestemt medarbejder, holder kun til vedkommendes ferie.
Det, brugerne faktisk mister
Tekniske planer tæller data. Brugerne mister noget andet, og det står sjældent i en eksport.
Skabeloner og udskrifter, der er bygget op over år. Genveje og vaner, der gør folk hurtige. Regneark, der trækker tal automatisk. Gemte søgninger og rapporter, se makroer, flows, rapporter og scripts. Viden om, hvad et felt reelt betyder, som kun står i hovedet på den, der bruger det.
Bed kernegruppen vise, hvordan de arbejder, en almindelig dag. En time ved skærmen sammen med en, der kender opgaven, finder mere, end en spørgeskemarunde gør. Skriv fundene på systemets side i planen.
Uddannelse i en plan uden flytning
Uddannelse ved systemskifte kan først laves, når det nye er valgt. Det, planen kan forberede, er rammen:
Nøglebrugere. Udpeg én i hver afdeling, der skal lære det nye først og hjælpe andre. Vis dem gerne, hvad det indebærer, så de kan sige ja eller nej i ro.
Tid. Skriv, hvor mange timer pr. person I regner med, og hvornår på året det kan ske. Månedsafslutning og sæson kan udelukke uger.
Kanal. Hvor melder brugerne fejl, og hvor får de svar? Den første uge kommer der mange spørgsmål på samme tid, og de skal kunne stilles, selv om den sædvanlige mail eller chat er væk.
Kort vejledning. For kernegruppen laves en side for hver vigtig opgave. Den kan ligge på papir, og den skal kunne bruges, selv om folk er pressede.
Når det er en nødsituation
I en nødsituation arbejder folk i en reserveløsning eller på papir. Så gælder andre regler, og det skal stå i planen. Hvem må beslutte, at manuelle procedurer tages i brug? Hvad skal skrives ned, så det kan tastes bagefter? Hvem fortæller kunderne, at svartiderne er længere?
Besked til medarbejderne hører med. Et stop, der rammer alle på samme tid, skaber spørgsmål, og folk gætter, hvis ingen siger noget. Læg nogle få linjer klar til de første beskeder, og aftal, hvem der sender dem, og gennem hvilken kanal.
Sådan indgår brugerne i testen
Lad brugere deltage i mindst én test. De kontrollerer noget andet end teknikerne. Efter en gendannelse et andet sted skal en fra forretningen kunne løse tre rigtige opgaver på kopien, uden at en tekniker sidder ved siden af. Efter en gennemgang ved bordet skal I have spurgt, hvad folk ville gøre klokken otte den første morgen.
Afprøv det, testen skal vise, med konkrete opgaver: find en kunde, opret en ordre, tag en rapport. Skriv tiden og det, der gik galt. Rammen er beskrevet i skrivebord, delvis eller fuld, og kriterierne i hvad er en bestået test?.
Er brugerne med i testen, får I desuden tidligt besked om alt det, en tekniker ikke kan se. Forstår testdeltagerne ikke, hvorfor testen laves, så fortæl dem det åbent. Spørgsmålet om at kunne komme ud skal ikke opfattes som en beslutning om at gå.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Arbejdet er beskedent. En kortlægning af kernegruppen tager nogle timer pr. system, gennemgang af arbejdsgange nogle timer pr. opgave, og en brugertest en halv dag for få personer. Tiden tages fra den daglige drift, så den skal aftales med lederne. Ved et faktisk skift kommer uddannelse, tabt fart i de første uger og ekstra support oven i, og de poster hører til i overslaget opgjort i timer som to skøn, et lavt og et højt, med datoen ved.
Ser I bort fra brugerne, er regnestykket et andet. Et skift kan være teknisk vellykket, og forretningen kan stadig køre langsomt i uger. Regn i egne tal, hvad et fald i arbejdstempo koster pr. uge for de berørte, og hvad en mistet ordre betyder. Sammenhold tre ting: arbejdet med planen for brugerne, tabet ved en langsom start, og det, I får nu, selv om intet flytter: en liste over kritiske opgaver, stedfortrædere og vejledninger, der også hjælper ved sygdom og almindelige nedbrud.
Det skal I lade være med
- At lade IT afgøre, hvad brugerne har brug for · de, der laver arbejdet, kender det.
- At planlægge for alle på én gang · start med dem, der holder de kritiske opgaver kørende.
- At teste uden brugere · så ved I, at data er der, og intet om, hvorvidt arbejdet kan laves.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Kernegruppen pr. kritisk system, med roller og stedfortrædere.
- ☐ De opgaver, der ikke må stoppe den første uge.
- ☐ Nøglebrugere og forventet tid til uddannelse.
- ☐ Kort vejledning til hver kritisk opgave.
- ☐ Kanal til spørgsmål, også hvis de sædvanlige er væk.
- ☐ Resultat af mindst én test med brugere.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed lederen af den vigtigste afdeling om at navngive dem, der skal kunne arbejde dag 1, og sæt en time af til at se en almindelig arbejdsgang. Læg resultatet ind i planen, og vælg en test, hvor de deltager.
Læs også: Hvem gør arbejdet? · Reserveløsning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
