Exit-planen for et nyt system skal begynde, før I skriver under, fordi I aldrig igen står så stærkt over for leverandøren, og fordi I endnu ikke har lagt data ind. Fem spørgsmål og én lille test før kontrakten er nok til de fleste indkøb. Svarene bliver til første version af planen, så I har den fra dag ét i stedet for at skulle genskabe den om fem år.
Mens valget er åbent, er der noget at spørge med. Efter underskriften er forholdet et andet, og der er bygget integrationer og vaner oven på systemet. Hvilket system I skal vælge, er ikke emnet her, og det samme gælder sikkerheden i selve indkøbet, som er behandlet under ny leverandør eller nyt system. Artiklen handler om ét spørgsmål: kan vi komme ud igen, og kan vi prøve det af?
Hvad kilderne siger om tidspunktet
Dansk Industri nævner i sit råd om aktiv leverandørstyring fleksibilitet og exitmuligheder med åbne standarder, eksportfunktioner og klare kontraktvilkår. SAMSIK’s vejledning til NIS2-loven nævner på s. 30, om I kan finde en anden leverandør og mindske afhængigheden, blandt kriterierne for valget. Begge dele er råd og vejledning. Heller ikke her er der tale om et lovkrav for almindelige virksomheder.
Køber I en cloudtjeneste, siger art. 25, stk. 1, i Data Act (dataforordningen), at en skriftlig aftale om skift skal ligge klar, før I skriver under, og at rettigheder og pligter skal stå tydeligt. Art. 26 pålægger udbyderen at beskrive procedurer, formater og kendte begrænsninger. Art. 29, stk. 4 og 5, nævner oplysninger, der skal gives før aftalen, om bl.a. sanktioner ved førtidig opsigelse og om tjenester, hvor skiftet er særligt komplekst. Art. 31, stk. 3, siger, at udbyderen før aftalen informerer om, hvad der ikke gælder, hvis tjenesten er skræddersyet. Pligterne ligger hos udbyderen. Det giver jer et godt grundlag for at stille spørgsmålene. Køber I en licens eller klassisk drift, er det kontrakten alene, der afgør det, se kontrakter uden for Data Act.
Fem spørgsmål i indkøbet
Skriv spørgsmålene ind i tilbudsindhentningen eller i dialogen med leverandøren, så alle får de samme.
1. Hvilke data kan komme ud, og i hvilket format? Spørg om alle data: indhold, historik, metadata, rettigheder og logs. Kan det læses uden systemet? Findes der en kategori, der er undtaget? Bed om et eksempel på et udtræk. Det, der mangler i eksporten er en god liste at spørge ud fra.
2. Hvor længe tager en exit, og hvad gælder imens? Hvilket varsel, hvilken overgangsperiode, og hvor længe har I adgang efter ophør? Sammenhold med den tid, I selv vurderer. En kort overgangsperiode er et problem, hvis systemet er koblet til meget.
3. Hvad hjælper leverandøren med? Hvilken bistand tilbydes ved ophør, og på hvilke vilkår? Hvad med dokumentation af jeres opsætning og tilpasninger? Findes der en ophørsbistand, der kan aftales nu?
4. Hvad er jeres eget ejerskab? Hvem ejer konto, domæne, konfiguration og tilpasninger? Hvad sker der med integrationer, som leverandøren bygger? Står kontoen i jeres navn, og hvem er administrator? Har I købt gennem en partner, så spørg begge.
5. Hvordan kan vi prøve det af? Må I lave en testeksport i prøveperioden? Kan I få et testmiljø? Er der en grænse for, hvor meget der kan eksporteres? Svaret siger meget om, hvor let et senere skifte bliver, og om leverandøren har prøvet det før.
Bed om svarene skriftligt. Sæt dem i et skema, der kan sammenholdes for de leverandører, I overvejer. Det er ikke et krav, at svaret er perfekt. Formålet er at vide, hvad I køber, og at svarene kan indgå i valget på lige fod med funktioner og drift.
Testen, før I skriver under
Mange leverandører tilbyder en prøveperiode. Brug den også til exit. Læg et lille, realistisk sæt testdata ind, og gør så følgende:
- Eksportér det hele med de værktøjer, I ville bruge i virkeligheden.
- Åbn resultatet et andet sted, fx i et regneark eller i et andet system.
- Kontrollér, om sammenhængen er intakt: rettigheder, historik og vedhæftninger.
- Noter hvor lang tid det tog, og hvad der manglede.
Det tager få timer, og resultatet går direkte ind i planen. Brug ingen rigtige persondata i testen. Kan testen ikke gennemføres, er det også en oplysning, I skal have med i beslutningen.
Får I ikke lov til at teste, så skriv det ned, og bed leverandøren om at beskrive fremgangsmåden. Så har I noget at holde dem op på. Også på standardvilkår har I noget at vinde: I ved, hvad I må kompensere for selv.
Første version af planen
Skriv de fem svar og testresultatet ind i en kort plan, før systemet går i drift. Skriv desuden, hvem der ejer systemet, hvor en kopi skal ligge, og hvornår planen skal ses igen, fx ved første fornyelse. Der skal kun bruges en side. Det er feltlisten fra hvad skal en exit-plan indeholde?, og det er meget lettere at holde en side ajour end at skrive en plan fra bunden.
Er systemet lille og let at erstatte, så nøjes med to linjer, eller lad være. Hvornår planen er spild hjælper med at sortere.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Spørgsmålene kræver ikke meget: en time eller to til at skrive dem ind i indkøbet og en halv dag til at læse svarene. Testen tager et par timer, og planen endnu et par. Anslå det lavt og højt, og læg det ind i projektets tidsplan med dato.
Sparer I arbejdet nu, skal det laves senere, og så er det større. I skal finde svarene frem, når der er data i systemet, og spørge, når I ikke længere har forhandlingskraft. Uden en plan kan I også komme til at binde jer til en løsning, hvor det eneste, der kunne ændre det, var blevet synligt ved en lille test før underskriften. Sammenhold de få timer med det, en senere kortlægning vil tage, og med jeres eget tal for tabet pr. dag, hvis I står fast. Og planen giver noget med det samme: I kan vise kunder og ledelse, at I købte med åbne øjne.
Det skal I lade være med
- At lade eksportfunktionen være en linje i et tilbud · prøv den, hvis I kan.
- At stille spørgsmålene efter underskriften · så har I brugt jeres stærkeste tidspunkt.
- At bruge rigtige persondata i prøveperioden · testdata er nok til formålet.
- At afvise en leverandør på ét svar · svarene skal vejes sammen med alt andet.
Det skal planen kunne vise
- ☐ Leverandørens skriftlige svar på de fem spørgsmål med dato.
- ☐ Resultatet af testeksporten, og hvad der manglede.
- ☐ Ejerskab til konto, domæne, konfiguration og tilpasninger.
- ☐ Næste gennemgang, senest ved første fornyelse.
Kilder
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25, stk. 1, art. 26, art. 29, stk. 4 og 5, og art. 31, stk. 3.
- SAMSIK: Vejledning til implementering af cybersikkerhedsforanstaltninger: s. 30.
- Dansk Industri: Aktiv leverandørstyring.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læg de fem spørgsmål ind i det indkøb, I står med nu, og book den lille test i prøveperioden. Tag derefter stilling til, om systemet skal have en egentlig plan.
Læs også: Exit-vilkår i kontrakten · Test en eksport nu
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
