Ja, en virksomhed uden egne IT-folk kan godt have en exit-plan. Den mindste vej er én ansvarlig i ledelsen, de få systemer forretningen ikke kan undvære, en side om hvert af dem og én prøve på at få data ud. Exit betyder her, at I ved, hvordan I kommer væk fra et system eller en leverandør, hvis det bliver nødvendigt. Intet skal flyttes, og salg af virksomheden er et helt andet emne.
Den, der søger på exit plan til små virksomheder, finder mest materiale skrevet til organisationer med en IT-chef. Artiklen her går ud fra, at IT-leverandøren reelt er jeres IT-funktion, og at ingen i huset kan læse en teknisk beskrivelse uden hjælp. Inddelingen følger derfor, hvor langt I er med IT, og antallet af ansatte spiller ingen rolle.
For de fleste er planen en beslutning, I selv træffer. Et lovkrav om exit findes for finansielle virksomheder og ikke for jer. Har I få systemer, som let kan erstattes, kan svaret være, at I intet skal gøre, og så er hvornår en exit-plan er spild det rette sted at gå hen.
Find jeres udgangspunkt
Vi skelner mellem tre niveauer. De er vores egen inddeling, og den skal alene vise, hvor I skal begynde.
Niveau 1: leverandøren ved det hele. I kender ikke hele listen over systemer, og kontrakterne ligger spredt i mailbakker. Begynd med overblikket, og lad planen vente en måned.
Niveau 2: I har en liste og en kontaktperson. En kontorchef, bogholder eller medejer holder styr på abonnementer og fakturaer. Her kan I gå direkte til den korte plan nedenfor.
Niveau 3: leverandøren svarer skriftligt. I holder faste møder og får rapporter. Her ligger værdien i at prøve det, der står på papiret.
Rollen som IT-ansvarlig i en virksomhed uden IT-afdeling er beskrevet under IT-ansvarlig i en lille virksomhed. Det er den person, der bliver planens praktiske tovholder.
Den korte plan: en side pr. system
Vælg to eller tre systemer. Spørg ledelsen, hvilke der stopper fakturering, levering eller kundeservice inden for få dage, se hvilke systemer I ikke kan undvære. Skriv derefter disse seks felter for hvert system:
- Hvad systemet bruges til, og hvem der mærker det først, hvis det står stille.
- Hvem aftalen er med, hvornår den kan opsiges, og med hvilket varsel. Læs også, om det er jer eller leverandøren, der står som ejer af kontoen.
- Hvilke data der ligger i systemet, og om I har en kopi et andet sted.
- Hvad I kan klare i hånden, og hvor længe.
- Hvem der kan afløse, en anden leverandør, et andet system eller ingen lige nu. Et foreløbigt svar er fint.
- Hvem der gør hvad, med navn og dato for næste gennemgang.
Det er ikke hele indholdet i en fuld plan. Den lange liste finder I under indholdet i en exit-plan. Den korte version er god nok til at træffe en beslutning og til at vise en kunde, at emnet er taget op.
Det, I skal spørge leverandøren om
En del af felterne kan I kun udfylde med leverandørens hjælp. Send spørgsmålene skriftligt, så svaret kan lægges i planen. Hvordan kan vi få alle vores data ud, og hvilket format får vi dem i? Hvor længe varer det? Hvad sker der med vores konti, domæne og licenser ved ophør? Hvad hjælper I med, og hvad koster det os i timer?
Hvor grænsen går mellem leverandørens bidrag og jeres eget ansvar, er behandlet i må IT-leverandøren skrive planen?. Kort sagt må leverandøren gerne levere fakta, mens ejerskabet bliver hos jer.
Den ene test, I selv kan lave
Bed den, der har administratorrettigheder, om at trække et udsnit ud af det vigtigste system, fx kunderegister eller fakturaer. Åbn filen på en anden computer. Tæl, om antallet passer, og læs, om kolonnerne giver mening. Det tager få timer, og det fortæller mere end et løfte i et salgsmateriale. Fremgangsmåden står i test en eksport nu, og den er generel viden, som I selv kan tilpasse.
Viser testen huller, er det et godt resultat. Så ved I, hvad der skal spørges om, før kontrakten fornyes.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Den korte plan koster en person i ledelsen nogle halve dage fordelt over en måned, og leverandøren et par timer til svar. Det er vores vurdering. Sæt jeres eget lave og høje tal på pr. system, og skriv datoen ved. Hvis leverandøren tager betaling for timerne, er det en post i jeres ark.
Prisen for at lade være viser sig først, når noget sker. Regn på, hvad forretningen mister pr. dag i egne tal, hvis systemet står stille, og hvor længe I tror, det kan vare. Hændelsen er sjælden, og derfor skal regnestykket stå roligt ved siden af arbejdet med planen. Læg dertil gevinsten, som kommer, uanset hvad I vælger. I står med et overblik, som I ellers mangler, svar til kunder med krav og en bedre samtale ved næste fornyelse. Vil I bruge regnestykket over for ledelsen, så følg business case for en exit-plan.
Det skal I lade være med
- At vente, til I har ansat en IT-chef · de seks felter kræver kendskab til forretningen, og det har I.
- At starte med alle systemer · to eller tre færdige sider er mere værd end tyve tomme.
- At lade planen ligge alene hos leverandøren · så kan I ikke bruge den, hvis samarbejdet går i stå.
Det skal planen kunne vise
- ☐ En navngiven ejer i ledelsen.
- ☐ De to eller tre systemer, der er valgt, og hvorfor.
- ☐ Seks udfyldte felter pr. system, med dato.
- ☐ Leverandørens skriftlige svar.
- ☐ Resultatet af én eksporttest.
- ☐ Et lavt og et højt overslag i tid.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Peg på en ejer i dag, og lad vedkommende vælge det første system. Skriv de seks felter i denne måned, og sæt eksporttesten i kalenderen. Mangler I hænder eller et uvildigt blik på kontrakterne, så se, hvem der skal lave planen. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Læs også: Driftsleverandøren har det hele · Vi gør ingenting: sådan dokumenterer I en bevidst accept
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
